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法規內容

法規名稱: 教育部文書流程管理及獎懲作業要點
公發布日: 民國 94 年 10 月 13 日
修正日期: 民國 107 年 03 月 27 日
發文字號: 臺教綜(三)字第1070027771號 函
法規體系: 綜合規劃/研發管考新聞國會
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辦法:
 

 

一、教育部(以下簡稱本部)為提高公文處理時效,以增進本部行政效能,特參考國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔管局)所定文書流程管理作業規範訂定本作業要點。

二、本部各層級人員權責劃分如下:

()部長(次長或主任秘書)

1、審核展期超過三十日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。

2、核定公文處理缺失及檢核成果之獎懲案件。

()各級單位主管:

1、充分掌握公文查催資料,即時督促承辦人作業時效。

2、就本單位逾期案件未辦理展期者,應即督促承辦人妥適處理。

3、督促代理人於時限內辦妥應代理之公文或申請展期,以落實職務代理制度。

4、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整來文處理速別,或指定授權人員核准調整之。

5、對涉及二個以上單位之作業,宜與相關單位商定原則後再行處理,避免因往來會稿而延誤時效。

6、督導承辦人就承辦之逾期公文填寫文書處理流程個件抽樣分析表。

7、配合綜合規劃司召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改進單位文書流程。

()承辦人員:

1、對於承辦之公文應注意時效,主動追蹤進度,必要時應持陳、持會、送發,並同時通知收發人員登錄,以掌握正確流程。

2、每日公文管理系統主動提示之稽催通知或逾期案件,應立即處理,或視需要申請展期,或檢核更正公文類別。

3、於請假或公差時,應請職務代理人代為處理公文。

4、就承辦之逾期公文依規定填報文書處理流程個件抽樣分析表。

()各單位收發人員:

1、應登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間,並採用送文簽收清單或於公文管理系統登錄。

2、逐日檢查公文處理紀錄,並每週定期列印一次至二次未結案件清單,送承辦人員辦理承()辦公文之清查、展期或催辦,並陳單位主管核閱後建立專卷,以備查考。

3、單位收發人員應以指派編制內職員擔任為原則,並對收發業務負完全責任;其因特殊情形須指派非編制內職員擔任者,應指定編制內人員督導並負責。

()秘書處(文書及檔案管理單位):

1、正確登錄公文從收文至發文、歸檔之處理過程。

2、總收文專責人員,於下班二小時前收到之急要公文,應立即登錄當日之日期及編號,並分送承辦單位辦理。

3、配合綜合規劃司推動文書流程管理電腦化作業。

()資訊及科技教育司:不定期主動召集綜合規劃司及秘書處會商,共同建置文書流程管理電腦化作業環境。

()綜合規劃司(專責管制單位):

1、訂定文書流程管理作業、獎懲及公文檢核相關規定。

2、訂定專案管制案件及特殊案件申請、審核之流程及相關表格。

3、本部各單位公文時效之管制及稽催相關事項。

4、每月定期提報各單位稽催成果統計表及函送各單位主管參考,並不定期提本部業務會報或部務會報報告,必要時供本部考績委員會作為升遷考核及年終考績()之參考依據。

5、必要時,得召開公文時效管制會議或座談,邀集各單位副主管或收發人員參加,共同檢討改進文書處理流程。

6、對逾處理時限三十日以上未結案件進行個案()分析處理。

7、定期辦理公文檢核及獎懲作業。

8、不定期主動召集資訊及科技教育司及秘書處會商,共同建置文書流程管理電腦化作業環境。

9、依規定格式於每月十日前將上一個月之公文時效統計資料,以網路填報方式傳送至檔管局之「公文時效統計網路填報系統」。

三、本部各類公文處理時限規定如下:

()密要電報、院長及本部部、次長交辦或急要公文,應隨到隨辨,不得留置。

()一般公文:

1、最速件一日,速件三日,普通件六日。

2、他機關送會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。

3、限期公文:

(1)來文或依其他規定定有期限(如訴願答辯法定期限二十日)之公文,應依其規定期限辦理。

(2)收文時已逾文中所定期限者,該文仍應儘速辦理並得以普通件之處理時限辦理。

(3)變更來文所定期限者,應聯繫來文機關確認,於來函文面註記並簽奉單位主管核定,或正式函復公文申請展期,始得移送單位收發人員變更處理時限。

()專案管制案件:

1、一般公文涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。

2、申請時應敍明原因及預定作業時程,會辦綜合規劃司後陳請一層核准,同類案件數量眾多者,得以通案方式一次簽請核准。

()立法委員質詢案件,以不逾三日為限。

()人民申請案件,依行政程序法及本部各類人民申請案件處理時限表之處理期限辦理。

()人民陳情案件,依本部各類人民陳情案件處理時限表之處理期限辦理,各種處理期限不得超過三十日。

()訴願(包括教師申訴)案件依訴願法及其他相關法令規定之時限辦理。

()監察案件:

1、糾正案:應於二個月內答復監察院,但於公文註明期限者,依其期限辦理。

2、委託調查案件、調查意見函請改善案件:於公文中註明辦理期限者,應依限答復。

()除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願(包括教師申訴)案件、監察案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。

()限期公文、專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願(包括教師申訴)案件及監察案件,須以「案」為單元管制及統計,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號,處理中有發文需要者,按一般公文創他號處理,並於全案辦結時一併歸檔。

(十一)本部各類人民申請案件處理時限表及本部各類人民陳情案件處理時限表另行公告。

四、公文改分:依「教育部公文改分(含移文)處理原則」辦理,改分公文管制時效之起算,以總收文原登錄收文日期為準。

五、公文展期規定如下:

()案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人員應於處理時限屆滿以前,依分層負責報請權責主管核准展期。

()人民申請案件:未能於公告之處理時限內辦結者,應於該處理期限內依分層負責核准延長,惟延長應以一次為限,其申請日數不得超過原公告處理時限,並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。

()人民陳情案件:未能於公告之處理時限內辦結之案件,應依分層負責核准延長,並將延長之理由以書面(或電子郵件)告知陳情人。

()監察案件:案情複雜且一時無法辦結函復之案件,應於限期內將辦理情形及未能結案之原因,於監察案件管理資訊系統先行回復監察院,並請監察院同意展期。

六、其他公文時效注意事項:

()一般公文處理過程時限之分配,依下列規定辦理:

普通件處理過程中,收分文不得逾一日,承辦單位擬辦、核判及會稿不得逾二日,層轉核判不得逾二日,繕印發文不得逾一日。每一過程之相關人員應主動積極確實掌握時效。

()同時會辦二個以上單位之公文,各會辦單位應確實掌握時效積極辦理。

()經承辦單位之主管核章同意送會之案件,除經協調承辦單位司()長同意者外,會辦單位任何人均不得擅自退件或拒不會辦;會辦單位如有意見者,應依體制簽擬會辦意見,提供承辦單位參考或陳請長官核參。

七、獎懲規定如下:

()依本部文書處理檢核實施計畫之獎懲規定辦理。

()本部各單位處理公文逾限者,經查核確認逾限而無正當理由者,依「公文逾限議處基準表」(如附表)議處。

()有下列情形之一者,視情節輕重比照「公文逾限議處基準表」加重議處:

1、擅改來文內容、損毀、棄置、遺失公文或檔案。

2、逕收來文或交辦案未送收發人員登錄、積壓公文、逾期案件經辦理展期後仍有積壓事實者或公文應續辦未續辦,致利害關係人權益受損。

3、檔案未送秘書處檔案科歸檔,違反檔案法等相關規定。

第七點附表

公文逾限議處基準表

逾期情形

議處額度

承辦公文

會辦公文

逾限十三天以上未達十八天

逾限六天以上

未達十二天

單位主管予以口頭申誡改進,並列為年終考績參考

逾限十八天以上未達三十天

逾限十二天以上未達十八天者

 

申誡一次

逾限三十天以上未達四十二天

逾限十八天以上未達二十七天

 

申誡二次

逾限四十二天以上

 

逾限二十七天以上

記過一次