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法規內容

法規名稱: 廢/停教育部公文時效管制獎懲實施要點
公發布日: 民國 89 年 09 月 09 日
廢止日期: 民國 94 年 10 月 13 日
發文字號: 台秘管字第0940140356號
法規體系: 綜合規劃/研發管考新聞國會
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一、本部為加速公文處理,提高行政效率,並依據行政院研究發展考核委員會「文書流程管理手冊」,特訂定本要點。

二、本部各單位公文處理時限,及各單位承辦人員或核稿人員公文處理逾限認定,均應依據行政院「文書處理手冊」及「文書流程管理手冊」規定辦理,相關規定如下:

()  密要電報與限時公文暨部、次長交辦急要公文,均應隨到隨辦。

()  最速件或特急件隨到隨辦,不得超過1日,案情特殊或情況緊急者並應持陳、持會、送繕、送發。

 ()速件以不超過3日為限,並得視需要持陳、持會、送繕、送發。

 ()普通件以不超過6日為限。

 ()限期公文,應以其規定期限為限,如收文時已逾文中所訂期限者,該文仍應儘速辦理並得以普通件之時限為處理時限;變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。

 ()答覆立法委員之質詢案件,應不超過3日之期限。

 ()人民申請案件,按其性質規定之期限為限。

 ()人民陳情案件,應不超過規定期限,但以1個月內為限。其因案情複雜未能於1個月內處理完畢者,得簽陳常務次長以上長官核准延長1個月,並應將延期之理由告知陳情人。

  ()訴願案件,復審案件應不超過法定期限。

 ()監察院糾彈、調查案件,應不超過監察院規定之期限。

 (十一)院長、部長電子郵件,應不超過3日之期限。

 (十二)定有特定時限或其他依法有時限之案件,依其規定時限辦理。

 (十三)專案列管案件或其他特殊性案件,得視實際需要簽奉核定處理時限。

 (十四)前項承辦人員調閱相關檔案,得依實際需要增給調檔時間12天,檔案工作人員應於時限內完成調檔並交承辦人員。

   1項各款除第9款有法定期限者外,其餘如有特殊原因,不克於期限內辦結之案件,應先報請核准展期。

監察院相關案件,若需要展期,並應事先簽准後,再以「監察案件管理資訊系統」正式行文方式報陳該院。

三、本部一般公文處理過程時限分配如下:

 ()限時、最速件、速件公文各處理過程相關人員均應隨到隨辦,不得留置。限時案件會核時間每單位以0.5日為限。

 () 普通件處理過程中,收分文不得逾1日,承辦單位承辦、核判不得逾1日,層轉核判不得逾2日,及會辦單位會稿不得 逾1日,繕打發文不得逾1日。每一過程之相關人員應確實掌握自已可用之時間。

()  承辦人員、核稿人員、收發人員、文書管理人員公差、請假時,應由職務代理人或核稿人員上一級主管代(會)辦,以免延誤時效。

()  同時會2單位以上之公文,各會辦單位應順序會辦或分辦,以節省時間。

()  送(收)會外機關公文以速件處理。

四、經承辦單位司處長級主管核章同意送會之案件,除經協調承辦單位司處長同意者外,會辦單位任何人均不得擅自退件或拒不會辦,會辦單位如有意見,應依體制簽擬會辦意見,提供承辦單位參考或陳請長官核參。

五、公文限辦日期計算標準,各以下列規定計算之:

(一)「一般公文」、「人民陳情案件」、「立法委員質詢案件」等3類之計算標準,例假日、國定假日及節日等放假天數應予扣除。

(二)「限期公文」、「專案管制案件」、「人民申情案件」、「訴願案件」等4類之計算標準,則包含例假日、國定假日及節日等放假天數。

六、本部公文時效管制稽催系統及權責規定如下:

(一)各單位每一成員:應遵照行政院「文書處理手冊」等規定辦理,並基於自我主動及全面管理原則,主動積極掌握公文處理時效,並應處理流程各階段之查催。

  (二)各單位副主管:

1、負責本單位分文並督導公文時效之管制、稽催事項。

2、可指定科長層級以上人員或各科科長負責協助督導公文時效之管制、稽催事項。

3、核定單位內部業務處理程序或流程,作為承辦人員自我檢討及核稿人員處理公文的準據。

4、將單位內人員辦理公文時效列為年度工作考績之參據。

   5指定送文人員每日應送文次數(至少2次,亦可視需要增加至4次)。

       6、對於本單位收發人員退回總務司文書科改分之公文,應核閱並簡述理由於24小時內為之。

() 各單位科長、組主任或以上層級相關核槁人員:

1、督導催辦承辦人,提示工作處理原則,或適當調配人力,避免承辦人辦理案件逾限。

2、對本單位屆於處理時限及逾限案件未辦理展期者,應即督促承辦人依各項相關規定妥適處理。

3、對單位內逾期未結之公文,應持續查催承辦人員,並請其辦理展期或專案列管。

4、落實執行職務代理制度,督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文或申請展期,避免延宕處理時效。

 (四)各單位承辦人員:

1、就所承辦案件積極主動依據各相關作業規定時程辦理。辦理公文均應掛號納入稽催管制為原則,並應在掛號後之稽催限期內辦結。對於限期案件無法於期限內結案者,應先簽奉核可後再行申請展期。

2、公文必要時應持陳、持會、送繕、送發,並同時通知單位收發人員登錄,以掌握正確流程。

3、對承辦案件送會逾時之追蹤、催辦、連繫。

4、對於稽催通知,應於接獲稽催之次日答復,並立即簽辦公文,或視需要申請展期,或查催(或補登、或更正)公文流程。

5、為掌握公文時效,各承辦人員應適時於公文管理系統查詢承(會)辦公文流程及時效,並儘速辦理結案。

6、對於公文,若經清稿或申請展期,則應將原稿或奉核定之展期單併案存檔。

 ()各單位收發人員:

   1、即時處理公文分送、送會、會畢、呈核及送繕之流程登錄電腦公文管理系統,並採用送文簽收清單登錄。

2、每週固定時間1次至2次列印本單位公文處理紀錄,送承辦人辦理清查、展期或催辦,陳單位主管核閱後建立專卷,以備查考。

3、對逾期未結之公文,應持續查催承辦人員,並請其辦理展期或專案列管。

4、每月5日及20日列印本單位逾限稽催單查催承辦人員,並陳副主管核閱後,送秘書室(如當日適逢假日則予順延),須秘書室協助稽催者,經副主管加註意見後送秘書室辦理。

5、以指派編制內職員擔任為原則,並對收發事項負完全責任。如因業務需要另指派其他適當人員擔任者,應指派編制內人員督導並負責。

   6、總收分文錯誤,最遲應於各單位收文之翌日移送應承辦單位處理。   

(六)總務司文書科及檔案科應依據第2條、第3條規定之各類公文時限標準,配合辦理文書處理及檔案存檔每一過程的可使用時間。

(七)秘書室:

1、負責督導本部各單位公文時效之管制、稽催事項。

2、將各單位異常公文送各單位正(副)主管,並不定期提專案管考會報報告,必要時供考績委員會作為升遷考核及年終考績(核)之參考依據。

3、得適時召開公文時效管制會議或座談,分別邀集各單位副主管或收發人員參加,溝通研商有關事宜;並於每月將公文時效管制情形予以統計、陳閱、公布。

七、本部各單位公文時效績優人員,依下列規定議獎:

(一)每年12月底,各單位推薦公文時效績優人員,經主管核章,送請秘書室會同相關單位審查,簽請核給嘉獎及獎品(價值新台幣2000元)之獎勵(推薦表如附表一),並提考績會確認。

1、各單位及秘書室除依據「行政院所屬機關推動六減運動實施原則」,暨行政院 90年5月190政考字第008464號函說明2,辦理推薦及審查事宜外,應視公文辦理數量及其難易程度,主動推薦本單位全年辦理公文均在15天內辦出之績優人員,經單位主管核章,送請秘書室審查確定後議獎。

2、各單位推薦人數,依實際處理業務人員計算。

1      超過5人,每滿10人推薦1人。

2      單位人數未及5人者由秘書室合併議獎。

3、單位年度公文件數超過本部各單位平均年度公文件數(公文件數屬1000件以下之單位不計算),且其平均辦理天數低於本部各單位平均辦理天數者,每單位得加推12人,。各單位可加推人數由秘書室統籌處理。

4、前1年度經核給獎勵人員,除績效較前次優異須視公文數量及辦理時間,其天數較前次減少者外,次年度應不予推薦。連續推薦獎勵次數,以1次為限。

5、辦理過程繁複、耗時、案情特殊之重要公文,其辦理天數雖未低本部平均天數5天內者,惟因正當理由無法全在一至五天內辦出,且亦已按規定申請展期者,亦可由單位之推薦辦理議獎。

(二)各單位配合秘書室管考作業,於期限內將辦理情形建置本部專案管考系統、施政計畫管理資訊系統、政府出版品網路、行政院研究發展考核委員會管考作業系統者,經考核其辦理情形卓著且時效優良,未有其他公文不良事蹟者,得由秘書室比照第一項嘉獎額度專案簽請獎勵。

 八、具下列情事之一者,不應列入公文時效績優之被推薦人:

(一)被推薦人承(會)辦公文平均天數,未具正當理由高於本部各單位承(會)辦當年度公文平均天數。惟本部各單位承(會)辦公文平均天數若超過一般規定者,仍以一般規定辦理。

()每月份承()辦公文逾限統計表(即:每月份承辦公文逾限者超過10件、會辦公文逾期者超過15件之表格)列名5次有案可稽者。若被推薦人逾限次數屬列名前述25次以下,惟其承(會)辦逾限件數屬嚴重,且其承(會)辦平均天數,未具正當理由高於本部平均者,亦不應予推薦。

()又具下列情事之一者,除不應列入公文時效績優之被推薦人外,應由單位正(副)主管糾正改進,若經查仍未配合改進,則簽報核處:

1、簽擬及會辦處理遲緩或未辦展期而致逾期者。

2、對於接獲單位稽催之次日,未將延辦理由答復,並立即簽辦公文或申請展期者;或未將「敎育部所屬人員處理公文逾限糾正通知單」回復秘書室者。

3、承辦人員對於公文辦畢未銷號歸檔,或已結案件未於12天內整卷歸檔,致影響管理作業者。

4、對分文推諉拒收,或有異議而未依規定移文或提陳,經長官裁示,仍由原初分單位辦理,致延宕處理時效者。

5、對於公文分文有異議,未依規定改分,延宕公文處理時效者。

6、限期案件,如監察案件等,未依行政院及本部規定流程處理者。

7、核稿人員未經承辦人員同意,撕毁承辦人員簽擬之公文(案件)。

8、使用不當磁片或其他原因,致使本部電腦網路中毒經查證屬實者。

九、公文逾限議處標準:

(一)本部各單位承辦公文,其類別為最速件、速件、普通件之一般公文者,逾限情形嚴重者,經調卷分析,並經查核逾限而無正當理由者,依下列規定議處:

1、逾限12天以上未達18天者,由單位主管予以糾正改進,並列入年終考績參考。

2、逾限18天以上未達30天者,申誡1次。

3、逾限30天以上未達42天者,申誡2

4、逾限42天以上者,記過。

  ()各單位會辦公文,其類別為最速件、速件、普通件之一般公文者,逾限情形嚴重,經調卷分析,並經查核逾限而無正當理由者,依下列規定議處:

1、逾限6天以上未達12天者,由單位主管予以告誡改進,並列入年終考績。

2、逾限12天以上未達18天者,申誡1次。

3、逾限18天以上未達27天者,申誡2次。 

4、逾限27以上者,記過。

  ()其他限期公文,如監察案件等,或特殊案件,如有延壓情事,依相關規定及情節輕重比照前述議處標準辦理。

  ()一人同時積壓、延誤數件且情節重大時,加重其懲處。

十、各單位收發人員之獎懲,由秘書室比照第7條第1項及第8條規定推薦獎勵或議處,其審查標準,依要點第6條第5項各項所列規定及權責執行情形、公文收發鍵入電腦之正確詳實與否及(詳如附表2)。

十一、文書管理人員(包括總收發、繕打、校對、監印、發文、油印、管卷等),依第2條、第3條規定,比照要點第7條第1項及第8條暨單位內部規定辦理獎勵或議處,其審查標準係以每月表現是否逾規定時限及錯誤低於一定比例等者,由總務司推薦,推薦人數比照第7條第1項規定人數。

十二、本要點所需經費,在行政管理費項下列支。