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法規內容

法規名稱: 國家教育研究院國際訪賓接待原則
公發布日: 民國 103 年 11 月 25 日
修正日期: 民國 103 年 11 月 25 日
發文字號: 教研秘字第1030013786號
法規體系: 綜合規劃/研發管考新聞國會
圖表附件:
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一、國家教育研究院(以下簡稱本院)為促進國際學術交流與合作,提升本院國際地位及形象,特訂定國際訪賓接待原則(以下簡稱本原則)。

二、國際訪賓係指代表國外教育學術機構或政府機關前來本院進行參訪者,一般為半日或一日。

訪賓來訪事由除本院正式邀請外,亦接受教育部、外交部、科技部、外國駐臺使館、國際組織、國內各大學或學術研究機構等,以公文、電子郵件、電話及傳真等協調參訪之事宜。

三、接獲外賓來訪訊息後,依其參訪目的陳報單位主管決定是否接待參訪。確定接待後,則進行以下分工協調:

(一)依參訪主要目的與對等原則分別由不同單位主政,相關單位協辦。

1.學術機構或政府機關正、副首長、跨學術單位(院級),由綜合規劃室、院長室主政,相關單位協辦。

2.參訪目的涉及跨單位業務者,由綜合規劃室主政,相關單位協辦。

3.參訪目的涉及單一業務者,由本院相關單位主政。

(二)若訪賓由不同身分人士組成或有特殊目的,則由初步受理窗口另行協調。

四、國際訪賓作業流程包含下列五大項目:

(一)資料蒐集及檔案建置

為求行程安排臻至妥善,主政單位應權衡狀況主動蒐集以下資料:

1.訪賓個人資料:含簡歷、來訪使用語言、接觸臺灣或本院之經驗。

2.所屬機構:含機構簡介、過往與本院之交流紀錄。

3.訪賓來臺期間、目的及邀請單位。

4.訪賓至本院參訪之日期、時間、陪同人員、交通方式、行程特殊要求(如附件:訪院外賓參訪團行程)。

5.若安排餐會,尚需瞭解訪賓有無特殊之飲食習慣或禁忌。

6.本院未來可與該訪賓或機構發展之具體合作關係。

7.其他必要之資料。

(二)行程安排

綜合判斷所蒐集之資料,初步規劃行程內容、接待單位、時間及地點,協調聯繫各相關單位後,由綜合規劃室回報代表外賓之聯絡窗口後定案。

行程內容可為人員拜訪、單位參訪、國內大學或研究機構參訪、座談、文化參訪、餐敍等,可為單一或為複合型式。安排時,可參考以下原則:

1.首長拜會:會面時間以30分鐘為原則。

2.院區參訪:時間長短可彈性安排。

3.餐宴:需事先安排經費、場地、參與人、座位安排、來回交通、菜單,必要時製作餐卡、名牌、座位表、歡迎海報。

4.座談:需事先簽請主持人選、邀請相關領域研究人員座談、規劃場地、設施設備、議程、宣傳等;必要時需製作書面資料、名牌、海報、攝影或記錄。

(三)行政庶務

1.行政協助

  行程排定後,主政單位應事先申請相關接待協助:院內、外導覽、院內膳食、派車、跑馬燈等。

2.各式書面表單製作

  視需要製作行程表、歡迎海報、活動海報、會議資料、名牌、餐卡及座位表等。

3.本院簡介及紀念品預備

  與綜合規劃室及院長室聯繫相關簡介與紀念品事項。

4.交通安排

  相關需要之派車與接送事宜。

5.場地確認

  事前確認可使用之場地,並儘速申請借用,同時在會前預為適當之布置、清潔。

(四)當日接待

當日工作人員宜注意服裝、儀態及態度,確認備妥無誤後,準時至約定地點迎接導引。必要時,於過程中進行解說、記錄或照相。

(五)結案

1.將訪院外賓成果撰寫成電子報。

2.寄送照片、電子報等予國際訪賓。

3.追踪後續工作,如簽約或互訪等。