您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
跳到主要內容區塊
:::

法規內容

法規名稱: 國家教育研究院檔卷調閱實施要點
公發布日: 民國 105 年 03 月 30 日
修正日期: 民國 105 年 03 月 30 日
發文字號: 教研秘字第1051800346號 函
法規體系: 綜合規劃/研發管考新聞國會
法規功能按鈕區
一、國家教育研究院(以下簡稱本院)為規範機關間及內部同仁調閱
    檔案作業,提昇檔案管理效能,特訂定本要點。
二、機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後
    辦理。
三、機關內借調檔案人員限本院編制內員工、約聘僱人員、委外人員
    (以下簡稱調案人)。
四、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
    因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或
    簽請本機關權責長官核准。
五、檔案借調分影像檔案及原件二種,機密檔案只提供原件調閱,不
    提供影像調閱。
六、影像調閱權限管理依下列原則辦理:
(一)承辦人可調閱自己承辦公文,及移交人員公文。
(二)單位主管可調閱該單位全部公文。
(三)主任秘書以上主管可調閱本院全部公文。
(四)各單位調閱權限分承辦人權限、單位主管級權限、主任秘書以上
      主管級權限。
(五)因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,
      或簽請本機關權責長官核准。
 (六) 電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理。
      前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。
七、借調檔案應由調案人填寫檔案調案單,為增進時效及節能減紙,
    可一單多筆。
八、調案單由調案人填寫姓名及單位、檔號或文號、案名或案由、調
    案日期等。
九、機關內部原件檔案現場調閱,依下列方式辦理:
(一)調閱檔案應於上班時間內為之,調案人或其指派人應佩帶識別
      證。
(二)檔案調閱限於本院檔案開放應用專區行之。
(三)檔案庫房非經檔管人員同意,不得任意進出。
十、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆
    散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或
    變更檔案內容之情事。
十一、檔案管理單位對歸還之檔案,發現有本要點第十點所列破壞或
      變更檔案內容等情事者,除調案單不予退還外,一般檔案依情
      節輕重簽報主任秘書以上主管議處;機密檔案由檔管單位協調
      調案單位、政風單位查明責任,簽報主任秘書以上主管同意後
      提交考績委員會議處。
十二、檔案借調期限以十四日為限,屆期如需繼續使用,應填具展期
      單洽請展期,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案
      管理單位後始得為之。
    前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次,仍須使用檔案
      者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。每次展期天數不得超
      過借調期限。他機關借調檔案之展期時間,亦同;惟屬依法調用
      者,則依來函核准展延日期為限。借出檔案如有急用,檔案管理單
      位得隨時催還。
十三、機密檔案調閱,調案人應依規定填寫調案單,並經業務單位主
      管機密、機密),除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機
      關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。機密檔案借
      出時,應加外封套密封後,加蓋密封章,由調案人或調案單位
      指定人員至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上之檔案者,應
      由調案人親自至檔案管理單位簽收,歸還時,亦同。
十四、機密檔案歸還時,應由調案人在機密檔案外封套上加蓋密封章
      或職名章密封,並加註歸還日期;檔案管理人員應於機密檔案
      歸還時,當場檢視封套是否依規定密封,如未密封,應即通知
      調案人改善,並於調案紀錄註記之。
十五、檔案管理單位對調出之檔案逾借調期限未歸還者,每半個月應
      填具借檔催還單向調案人催還,除經同意展期外,不按規定辦
      理展期或經催還三次以上無正當理由仍不歸還者,應簽請機關
      權責長官處理,並經由檔案管理單位簽報主任秘書以上主管同
      意後提交考績委員會處理。
十六、調案人離職或退休時,應將所借調檔案全部清查歸還,並應由
      其單位主管督導其清查歸還,如屬依法調用或機關借調尚未歸
      還者,應請檔案管理單位列印清冊列入職務移交事項,經移、
      接交人確認無誤蓋章後,一份送檔案管理單位登錄。
十七、有權調用本院檔案之機關(檢、調、法院等機關)調用檔案時
      ,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由本院調案單
      位填寫調案單或調案清冊向檔案管理單位調取函復,並副知檔
      案管理單位。但其他法規另有規定者,不在此限。
    機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後
      辦理。