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列印時間:108.07.16 22:43

法規內容

法規名稱: 教育部檔案調閱須知
公發布日: 民國 73 年 04 月 25 日
修正日期: 民國 93 年 10 月 01 日
發文字號: 台總(四)字第093170129226號
法規體系: 秘書(總務)
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一、教育部(以下簡稱本部)為規範員工調閱檔案作業,提昇檔案管理效
    能之目的,特訂定本須知。


二、借調檔案人員限本部編制內職員、約聘僱人員、商借人員、臨時人員
    (以下簡稱調案人)。


三、借調檔案以與承辦業務有關者為限。


四、檔案調閱分影像及紙本二種,機密檔案只提供紙本調閱,不提供影像
    調閱。


五、影像調閱權限管理依「公文暨影像查詢調閱權限管理原則」辦理,原
    則如下:
(一)承辦人可調閱自己承辦公文,及移交人員公文。
(二)科長級可調閱本科公文。
(三)單位主管、副主管可調閱該單位全部公文,專門委員之調閱權限由
      單位主管核定。
(四)主任秘書以上主管可調閱本部全部公文。
(五)各單位調閱權限分承辦人權限、科長級權限、單位主管級權限、主
      任秘書以上主管級權限。單位內調閱權限得經單位主管同意後提高
      一級或二級之調閱權限。
(六)跨單位調閱權限應簽請主任秘書以上主管同意後提高權限。


六、借調檔案應由調案人填寫檔案調案單,並以一案一單為原則。


七、調案單由調案人填寫收發文年度、文號、案由、收發文日期、存檔日
    期、主併文號、調卷日期、分類號、調案人工作單位及來(受)文機
    關等資料,經調案人直屬之科長級以上主管核章,送檔案管理單位調
    取,如調閱同單位之他科(組)檔案者,須經該主管科長(組主任)
    核章,調閱他單位檔案者,須經該單位科長級以上主管會章。


八、紙本檔案現場調閱,依下列方式辦理:
(一)調閱檔案應於上班時間內為之,調案人或其指派人應佩帶識別證。
(二)檔案調閱均須集中於檔管單位指定之檔案調閱處所行之。
(三)檔案庫房非經檔管人員同意,不得任意進出。


九、調案人借調之紙本檔案如存放在部外之卷庫者,調案人得要求傳真調
    閱其方式如下:調案人得於完成調案單填寫、會章後,交檔案管理人
    員傳真至部外卷庫,由部外卷庫檔管人員調出檔案,影印回傳。


十、借調之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、拆散、汙損、添註、塗改
    、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。


十一、檔案管理單位對歸還之檔案,發現有本須知第十點所列破壞或變更
      檔案內容等情事者,除調案單不予退還外,一般檔案依情節輕重簽
      報主任秘書以上主管議處;機密檔案由檔管單位協調調案單位、政
      風處查明責任,簽報主任秘書以上主管同意後提交考績委員會議處
      。


十二、檔案借調期限以十四日為限,屆期如需繼續使用,應填具展期單洽
      請展期,一般檔案經科長(組主任)核准, 機密檔案經單位主管核
      准後,始可延展借調期限;借出檔案如有急用,檔案管理單位得隨
      時催還。


十三、機密檔案調閱,調案人應依規定填寫調案單,並經業務單位主管核
      准後送檔案管理單位辦理。但屬國家機密者(包含絕對機密、極機
      密、機密),除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上
      級機關有核定權責人員書面授權或核准。機密檔案借出時,應加外
      封套密封後,加蓋密封章,由調案人或調案單位指定人員至檔案管
      理單位簽收。但屬極機密以上之檔案者,應由調案人親自至檔案管
      理單位簽收。


十四、機密檔案歸還時,應由調案人在機密檔案外封套上加蓋密封章或職
      名章密封,並加註歸還日期;檔案管理人員應於機密檔案歸還時,
      當場拆除外封套,檢視內封套是否依規定密封,如未密封,應即通
      知調案人改善,並於調案紀錄註記之


十五、檔案管理單位對調出之檔案逾借調期限未歸還者,每半個月應填具
      借檔催還單向調案人催還,除經同意展期外,不按規定續借或經催
      還三次以上無正當理由仍不歸還者,由檔案管理單位簽報主任秘書
      以上主管同意後提交考績委員會議處。


十六、調案人離職或退休時,應將所借調檔案全部清查歸還,並應由其科
      長(組主任)或單位主管督導其清查歸還,如屬依法調用或機關借
      調尚未歸還者,應請檔案管理單位列印清冊列入職務移交事項,經
      移、接交人確認無誤蓋章後,一份送檔案管理單位登錄。


十七、有權調用本部檔案之機關(檢、調、法院等機關)調用檔案時,應
      備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由本部調案單位填寫調
      案單或調案清冊向檔案管理單位調取函復,並副知檔案管理單位。
      但其他法規另有規定者,不在此限。



資料來源:教育部主管法規共用系統