一、國家教育研究院(以下簡稱本院)為辦理檔案法第十七條至第二
十一條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及相
關法令規定辦理民眾申請閱覽、抄錄或複製本院檔案(以下簡稱
申請應用檔案)等應用事項,特訂定本要點。
二、本院之檔案應用,以提供複製品為原則,有使用原件之必要者,
應於申請書(附件一)載明其事由,或以書面載明規定事項,親
自持送或書面通訊方式送達本院,經審核後辦理之。
三、本院檔案應用准駁依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條
、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
四、申請應用檔案,應備有本人照片之有效身分證明文件,申請人不
能親自辦理者,得委任辦理,並提委任書(附件二),未成年人
應由法定代理人代為辦理。
五、檔案應用之申請,由本院檔案管理單位自申請書受理之日起三十
日內會業務單位依法審核,並為准駁之決定後,以書面載明理由
通知申請人。申請應用不合規定程式或資料不全者,經通知申請
人補正者,應於七日內補正,屆期不補正或不能補正者,得駁回
其申請;其有補正資料者,自申請人補正之日起算。
六、檔案應用之申請,應分會業務單位審核,業務單位應於五個工作
日內審畢,其有第三點所定情事者,應於審核表敘明理由通知檔
案管理單位。
七、申請人應於收受審核結果通知書(附件三)之日起六十日內於檔
案開放應用時間內至本院閱覽或取件,並預先與檔案管理單位承
辦人員聯絡,以資準備;其應用檔案時,應出示審核結果通知書
及備有本人照片之身分證明文件,至指定處所為之,經檔案管理
人員查驗審核結果通知書及身分證明文件或委任書,並填妥閱覽
室使用登記冊,完成登記程序後始得進入閱覽處所。
八、提供應用之檔案,內容含有限制公開或提供之事項者,應採分離
原則,去除不得公開部分,依下列方式,僅就其他部分提供之。
(一) 檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供應用。
(二) 檔案不可拆卷者,將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
檔案管理單位應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應
用簽收單(附件四),告知申請人。
九、申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應於當日歸還;其
未能於當日應用完畢者,檔案管理單位承辦人應於檔案應用簽收
單上註記應用情形後先辦理還卷,並與申請人約定日期,另日再
行調閱應用。
十、檔案應用完畢,檔案管理單位承辦人員應當場檢視申請人歸還檔
案之完整性及是否有不當破壞情形;其有污損、破壞等不當使用
情形,應於檔案應用簽收單註記後,依檔案法第二十六條及相關
規定辦理。
十一、申請人於檔案應用完畢歸還後,應遵本院檔案應用收費方式,
依國家發展委員會檔案管理局所定檔案閱覽抄錄複製收費標準
(附件五),向檔案管理單位繳納費用;其另需提供郵寄服務
者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新臺幣五
十元。檔案管理人員應開立收據,併同檔案複製品交予申請人。
十二、本院開放應用檔案時間為星期一至星期五,上午九時至下午五
時。但不包括例假日及國定假日;其有其他特殊原因停止開放
時,另行公告周知。