法規內容：
一、教育部（以下簡稱本部）為妥適運用內政部戶役政資料（以下簡稱戶
役政資料），落實資訊安全，防止戶役政資料遭受不當使用或外洩，
以保障個人隱私權益，特依各機關申請提供戶籍資料及親等關聯資料
辦法規定，訂定本管理規定。
二、本管理規定名詞，定義如下：
（一）督導單位：本部綜合規劃司、國際及兩岸教育司及國民及學前教
育署。
（二）管理單位：為授權其他機關（構）、學校使用本管理規定業務範
圍之本部及所屬機關。
（三）使用單位：為依本管理規定直接使用戶役政資料之本部及所屬機
關，及其授權使用之機關（構）、學校。
三、本部及所屬機關使用戶役政資料之法令依據、業務應用範圍及資料交
換模式如下：
（一）法令依據：教育基本法、高級中等教育法、原住民族教育法、原
住民學生升學保障及原住民公費留學辦法、原住民學生就讀專科
以上學校學雜費減免辦法、高級中等學校原住民學生助學金補助
辦法、教育部國民及學前教育署補助高級中等以下學校原住民學
生助學金及住宿伙食費原則、外國學生來臺就學辦法、高級中等
學校學生學籍管理辦法。
（二）業務應用範圍：
１、原住民學生身分審查作業：
(1) 本部高等教育司（以下簡稱高教司）、技術及職業教育司（
以下簡稱技職司）之招生作業。
(2) 高教司、技職司之學雜費減免作業。
(3) 本部國際及兩岸教育司（以下簡稱國際司）之公費留學考試
及留學獎學金甄試作業。
(4) 本部國民及學前教育署（以下簡稱國教署）高中及高職教育
組之招生作業。
(5) 國教署原住民族及少數族群及特殊教育組之補助原住民學生
助學金及住宿伙食費作業。
２、外國學生是否在臺設有戶籍作業：國際司之外國學生來臺就學
招生作業。
３、原住民教職員、學生身分及族別比對作業：國教署之全國高級
中等學校（包括五專前三年）、特教學校原住民教職員、學生
身分及族別比對作業。
４、高級中等學校教職員與學生基本資料比對作業：國教署之高級
中等學校教職員與學生基本資料正確性檢核作業。
５、高級中等學校畢業生流向追蹤調查作業：國教署之高級中等學
校畢業生就讀空中大學、軍警學校、宗教研修學院一年級比對
作業。
（三）資料交換模式：
１、原住民學生身分審查作業：連結介面檔案傳輸。
２、外國學生是否在臺設有戶籍作業:電子閘門線上查詢。
３、原住民教職員、學生身分及族別比對作業：磁性媒體交換或連
結介面檔案傳輸。
４、高級中等學校教職員與學生基本資料比對作業：磁性媒體交換
或連結介面檔案傳輸。
５、高級中等學校畢業生流向追蹤調查作業：磁性媒體交換或連結
介面檔案傳輸。
四、使用單位使用連結介面，應由管理單位依本管理規定及內政部各機關
使用戶役政資料管理規定製作指引，訂定內部作業規範，包括適用機
關、業務範圍、使用者管理、資料安全管制作業、定期查核及稽核、
法律責任及其他相關事項。
五、辦理第三點第二款之相關業務專責人員，應依相關法令及業務應用範
圍，運用戶役政資料，不得作為其他用途。經所屬單位主管同意得以
連線存取戶役政資料之個人（以下簡稱使用者）應簽訂保密承諾書（
如附件一）後，使用戶役政資料。
學校、直轄市、縣(市)政府教育局(處)及招生相關委員會為辦理第三
點第二款第一目原住民學生身分審查作業，經管理單位授權後，得透
過連結介面以檔案傳輸方式進行原住民學生身分審查作業。
六、資訊安全管理之分工如下：
（一）本部資訊及科技教育司(以下簡稱資科司)：
１、負責中繼連線主機之連線作業系統、設備、網路及相關主機運
作維護管理。
２、使用單位帳號開立及帳號名冊管理。
３、IP位址及使用紀錄追蹤管理。
４、協助本部政風處調查違反管理規定人員等相關事宜。
（二）本部政風處：
１、綜理本部戶役政資料使用之稽核作業，並提報改善建議。
２、協助戶役政資料安全維護、保管、稽核及銷毀事宜。
３、會同相關單位辦理資訊機密維護及稽核使用管理事項。
４、辦理違反本管理規定人員之行政調查及懲處事宜。
（三）督導單位：
１、置專責人員，管理原住民學生身分查核服務平臺、電子閘門線
上查詢系統。
２、協助本部政風處調查違反管理規定人員等相關事宜。
（四）管理單位：
１、置專責人員，負責戶役政資料之管理、查詢、運用、保存及督
導使用單位妥善使用戶役政資料等相關事宜。
２、使用單位連線申請、審查、權限設定及帳號名冊管理。
３、連線作業使用者申請審查、群組設定、帳號密碼管理、稽核及
使用紀錄管理。
４、協助資科司及本部政風處辦理違反管理規定人員之調查及懲處
事宜。
５、善盡職責，防止戶役政資料不當使用及外洩。
（五）使用單位：
１、置專責人員，負責戶役政資料之管理、查詢、運用及保存等事
宜。
２、辦理違反管理規定人員之調查及懲處事宜。
３、善盡職責，防止戶役政資料不當使用及外洩。
前項第一款第一目所定事項採委託廠商方式辦理者，廠商應依委託案
合約之保密規定辦理系統維護及測試作業，其處理之戶役政資料不得
作為其他用途；廠商及相關人員均應簽訂保密合約書及保密承諾書（
如附件一）。
七、資訊安全管理作業要求：
（一）戶役政資料管理：
１、資料查詢及存放場所，嚴禁非相關人員進入、停留。
２、資料查詢、輸出及傳送均應採取適當之保密措施；不得透過傳
真或未加密之網路方式交付戶役政資料。
３、經授權取得之戶役政資料，僅供查詢及確認使用，不得任意複
製或提供非業務權責人員閱覽、使用。
４、查詢及傳送資料時，應依本管理規定，登記案號、使用日期、
使用者帳號、使用者、使用者IP位址、單位、檔案筆數及查詢
事由等（如附件二），作為日後查核依據。
５、使用完竣且確無保存必要之戶役政個人資料電腦檔案及相關書
面表件，應簽報使用單位主管核定後銷毀。
６、異動時，應將所保管之戶役政個人資料及其相關資料列冊移交
。
７、使用單位專責人員及單位主管異動時，應主動通知管理單位、
權責單位及資科司。
（二）存取權限管理：
１、連線存取戶役政資料應以帳號登入及密碼認證方式為之；其帳
號應經授權程序。
２、經授權取得帳號之專責人員應妥善保護帳號，並設定八位以上
之密碼；其應包括英文、數字及特殊符號。密碼至少每三個月
更換一次，並不得借予他人使用或張貼於易洩密位置。
３、資科司、管理單位及使用單位均應指派專責人員維護帳號清單
，並至少每半年核對一次。
（三）連線電腦設備管理：
１、經由網路連線供使用者線上存取戶役政資料之電腦，應設定螢
幕保護及密碼；使用者離開時，應退出使用環境，每日下班前
並確實關閉電腦。
２、連線電腦設備IP位址，不得任意變更；如有異動，應立即通知
本部管理單位及資科司配合調整設定。
（四）資料銷毁程序：
１、線上查詢或經由網路取得戶役政資料檔，應指定專人或由系統
定期清除，以防範資料被不當存取。
２、線上查詢戶役政資料使用完竣後，電子檔如無保留必要應即刪
除，紙本文件應銷毀至無法辨識。
３、儲存於電腦設備或系統之資料檔案，使用完竣且確認無保存必
要，應簽報單位主管核定後，刪除資料檔案，並確認其資料檔
案無法復原。
４、儲存於可攜式媒體之資料檔案，使用完竣且確認無保存必要，
應簽報單位主管核定後，辦理銷磁或銷毀作業。
八、戶役政資料運用之稽核作業，應依下列規定辦理：
（一）內部稽核作業由使用單位辦理，每年進行二次，並留下稽核紀錄
歸檔保留三年備查。
（二）使用單位查核作業：
１、利用電子閘門線上查詢作業取得戶役政資料者，應每月列印查
詢紀錄單，供查核人員查核，每月抽查比率至少為百分之三，
每月抽查查詢筆數不得少於十筆，查詢總筆數少於十筆者，應
全數查核；其查核結果，應保留三年備查。
２、利用連結介面檔案傳輸或磁性媒體交換取得戶役政資料者，使
用之月份應列印查詢紀錄單供查核人員查核，得不作比率查核
。
（三）前款查核結果，有查詢異常現象者，使用單位應會同其政風單位
及資訊單位共同調查，並作成稽核紀錄。
（四）內政部實施稽核作業時，管理單位及使用單位應配合提供資料及
相關稽核作業，並依要求完成必要之改善。
九、對於取得戶役政資料之處理及利用，應妥善保管及利用所得之資料，
如有違反個人資料保護法（以下簡稱個資法）規定致當事人權益受損
、意圖營利或無故洩漏個人資料或有違法及重大不當行為等情事，本
部應依個資法第二十八條及第三十一條規定，請相關單位負責損害賠
償及國家賠償責任。
違反個資法等相關規定者，應依下列規定追究：
（一）管理單位及其專責人員，或使用單位及其專責人員，違法使用經
由內政部提供之戶役政資料，致當事人權益受損，發生爭議、訴
訟時，應由管理單位或使用單位依個資法相關規定，負賠償責任
。
（二）管理單位、使用單位及其專責人員，如涉及行政責任，應由各該
機關（構）學校議處；其涉及刑事責任者，移送司法機關處理。
十、本部申請使用戶役政資料連結之資科司人員異動時，應通知內政部。
十一、本管理規定未盡事宜，依各機關使用戶役政資料管理規定製作指引
辦理。