一、教育部青年發展署(以下簡稱本署)為辦理檔案法第17～21條暨機關檔案管理作業手冊第21章規定，特訂定本須知。
二、本須知所稱檔案，指依照文書處理程序送交歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
三、申請人申請應用檔案，請詳閱本須知，並至全國檔案目錄查詢網，查詢檔案名稱及檔號後，填具申請書並敘明理由後向本署提出(如附件)，前項申請書得以親送或書面通訊方式為之。
四、本署受理申請後，由檔案管理單位會請業務承辦單位予以審核並為准駁與否之決定，於受理之日起三十日內，將審核結果以書面通知申請人；其申請應用之程序或要件不備而得補正者，應通知申請人於七日內補正，審核期限並自申請人補正之日起算。
五、業務單位承辦人員審核申請案時，應依規定向檔案管理單位辦理調案，供准駁之參考。
六、申請應用之檔案，有檔案法第十八條所定下列情形之一者，應予拒絕：
（一）有關國家機密。
（二）有關犯罪資料。
（三）有關工商秘密。
（四）有關學識技能檢定及資格審查之資料。
（五）有關人事及薪資資料。
（六）依法令或契約有保密之義務。
（七）其他為維護公共利益或第三人之正當權益。
檔案因老舊不堪翻閱時，依前項規定，為維護公共利益，本署得拒絕申請。
七、申請應用檔案，以案件或案卷為單位；檔案內容含有前點各款所定限制應用之事項者，應依下列方式處理。
(一)檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用。
(二)檔案不可拆卷者，將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
檔案管理單位應將檔案抽離或遮蓋部分註記於檔案應用簽收單，告知申請人。
八、本署檔案之應用，以提供複製品為原則。但已釋明有使用原件必要，經審認合宜者，得提供檔案原件。
九、申請人(或代理人)經准予應用檔案者，應依通知書指定日期、時間至本署指定場所應用檔案，並應先繳驗其通知書原本及備有本人照片之身分證明文件（由本署暫為保管，俟應用完畢繳費後歸還），如為代理人應另附委託書，依規定完成登記程序，並於檔案應用簽收單確認內容、頁數及件數後簽名。
十、申請人應用檔案時，本署承辦人員應在場陪同，發現申請人應用檔案時有下列情事之一者，應予制止、停止其應用及記錄之；其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦：
（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
（四）將檔案攜出指定場所。
（五）違反有關圖書閱覽之一般規定，例如喧嘩、飲食、破壞秩序或環境清潔等。
十一、檔案應用完畢，經本署承辦人員當場檢視、點收無誤者，由本署將檔案應用簽收單一聯交付申請人收執，並依檔案管理局所訂「檔案閱覽抄錄複製收費標準」開立收據收取費用；未能於指定日期應用完畢者，得於檢視、點收檔案及收取費用後，由本署承辦人員另於檔案應用簽收單註記，再行擇日辦理。
十二、本署檔案開放應用時間為星期一至星期五，上午九時至下午五時，例假日及國定假日不對外開放。