一、 國家教育研究院(以下簡稱本院)為辦理檔案法第十七條規定之
申請閱覽、抄錄或複製本院檔案(以下簡稱申請應用檔案)等應
用事項,特訂定本要點。
二、 本院之檔案應用,以提供複製品為原則,有使用原件之必要者,
應於申請書(附件一)載明其事由,並簽署切結書(附件二),
親自持送或書面通訊方式送達本院,經審核後辦理之。
三、 申請應用檔案,有檔案法第十八條、行政程序法第四十六條及行
政資訊公開辦法第五條之規定所列情形之一者,本院得拒絕其申
請。
四、 申請應用檔案,應備有本人照片之有效身分證明文件,申請人不
能親自辦理者,得委任辦理,並提委任書(附件三),未成年人
應由法定代理人代為辦理。
五、 檔案應用之申請,由本院檔案管理單位自申請書掛號之日起三十
日內會業務單位依法審核,並為准駁之決定後,以書面載明理由
通知申請人。申請應用程序不符或要件不備,經通知申請人補正
者,應於七日內補正,屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請
;其有補正資料者,自申請人補正之日起算。
六、 因檔案老舊不堪翻閱而無法提供應用時,依檔案法第十八條第七
款之規定,為維護公共利益,本院於必要時得拒絕申請,檔管單
位並應於審核時於審核表(附件四)上註記,俟完成檔案修護後
再予以開放應用。
七、 檔案應用之申請,應分會業務單位審核,業務單位應於五個工作
日內審畢,其有第三點所定情事者,應於審核表敘明理由通知檔
案管理單位。
八、 業務單位承辦人員為審核檔案應用之申請借調檔案原件時,應填
具調案單並完成下列程序後,向檔案管理單位提出申請。但採線
上調閱方式,於設定權限內申請使用者,不在此限:
(一) 本院人員借調之案件為個人承辦業務時,其調案單須經該單
位主管核准。
(二) 本院人員借調之案件為非主管業務時,應先經該單位主管核
章後,送會承辦業務主管同意,或簽請本院權責長官核准。
(三) 他機關借調或依法調用檔案時,應由業務單位依來函簽報本
院權責長官核准後填具調案單。
(四) 本院或他機關調案僅以請求閱覽提出申請時,其處理程序比
照前三款規定辦理。
九、 申請人應於收受審核通知書(附件五)之日起三十日內至本院應
用檔案,並預先與檔案管理單位承辦人員聯絡,以資準備;其應
用檔案時,應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件,
至指定處所為之,經檔案管理人員收驗審核通知書及身分證明文
件或委任書,並填妥切結書及閱覽室使用登記表(附件六),始
得進入閱覽處所。
十、 提供應用之檔案,內容含有限制應用之事項者,應依下列方式,
僅就其他部分提供之。
(一) 檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供應用。
(二) 檔案不可拆卷者,將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印
提供應用。
檔案管理單位應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應
用簽收單(附件七),告知申請人。
十一、申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應於當日歸還;
其未能於當日應用完畢者,檔案管理單位承辦人應於檔案應用
簽收單上註記應用情形後先辦理還卷,並與申請人約定日期,
另日再行調閱應用。
十二、檔案應用完畢,檔案管理單位承辦人員應當場檢視申請人歸還
檔案之完整性及是否有不當破壞情形;其有污損、破壞等不當
使用情形,應於檔案應用簽收單註記後,依檔案法第二十六條
及相關規定辦理;檔案經點收後,申請人始得領回身分證明文
件。
十三、申請人於檔案應用完畢歸還後,應依檔案管理局所定檔案閱覽
抄錄複製收費標準(附件八),向檔案管理單位繳納費用;其
另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收
處理費用新臺幣五十元。前項之收費,檔案管理人員應開立收
據,併同檔案複製品及身分證明文件交與申請人。
十四、本院開放應用檔案時間為星期一至星期五,上午九時至下午十
七時。但不包括例假日及國定假日;其有其他特殊原因停止開
放時,另行公告週知。
十五、本要點經院務會報通過後實施。