第 1 條
本辦法依個人資料保護法(以下簡稱本法)第二十七條第三項規定訂定之
。
第 2 條
本辦法之主管機關為教育部。
第 3 條
依私立學校法核准設立之私立專科以上學校(以下簡稱學校)及依學術研
究機構設立辦法核准設立之私立學術研究機構(以下簡稱機構)應訂定個
人資料檔案安全維護計畫(以下簡稱安全維護計畫),落實個人資料檔案
之安全維護及管理,防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
前項計畫,應包括業務終止後個人資料處理方法等相關個人資料管理事項
。
第 4 條
本辦法用詞,定義如下:
一、個人資料管理人:學校、機構應由校長、機構負責人擔任或指定,負
責督導安全維護計畫訂定及執行之人員(以下簡稱管理人)。
二、個人資料稽核人員:學校、機構應由校長、機構負責人指定,負責評
核安全維護計畫執行情形及成效之人員(以下簡稱稽核人員)。
三、所屬人員:執行業務之過程必須接觸個人資料之人員,包括學校、機
構之定期或不定期契約人員及派遣員工。
前項第一款管理人員與第二款稽核人員不得為同一人。
第 5 條
學校、機構得指定或設管理單位,或指定專人,負責個人資料檔案安全維
護;其任務如下:
一、訂定及執行安全維護計畫,包括業務終止後個人資料處理方法。
二、定期就個人資料檔案安全維護管理情形,向管理人提出書面報告。
三、依據稽核人員就計畫執行之評核,於進行檢討改進後,向管理人及稽
核人員提出書面報告。
第 6 條
學校、機構應確認蒐集個人資料之特定目的,依特定目的之必要性,界定
所蒐集、處理及利用個人資料之類別或範圍,並定期清查所保有之個人資
料現況。
學校、機構經定期檢視,發現有非屬特定目的必要範圍內之個人資料或特
定目的消失、期限屆滿而無保存必要者,應予刪除、銷毀或其他停止蒐集
、處理或利用等適當之處置。
第 7 條
學校、機構應依已界定個人資料之範圍與蒐集、處理及利用流程,分析評
估可能產生之風險,訂定適當之管控措施。
第 8 條
學校、機構應訂定應變機制,在發生個人資料被竊取、洩露、竄改或其他
侵害事故時,迅速處理以保護當事人之權益。
前項應變機制,應包括下列事項:
一、採取適當之措施,控制事故對當事人造成之損害。
二、查明事故發生原因及損害狀況,並以適當方式通知當事人。
三、研議改進措施,避免事故再度發生。
第 9 條
學校、機構委託他人蒐集、處理或利用個人資料之全部或一部時,應依本
法施行細則第八條規定對受託者為適當之監督,並明確約定相關監督事項
及方式。
第 10 條
學校、機構利用個人資料為宣傳、推廣或行銷時,應明確告知當事人其所
屬學校、機構立案名稱及個人資料來源。
學校、機構於首次利用個人資料為宣傳、推廣或行銷時,應提供當事人表
示拒絕接受宣傳、推廣或行銷之方式,並支付所需費用;當事人表示拒絕
宣傳、推廣或行銷後,應立即停止利用其個人資料宣傳、推廣或行銷,並
周知所屬人員。
第 11 條
學校、機構於當事人行使本法第三條規定之權利時,得採取下列方式辦理
:
一、提供聯絡窗口及聯絡方式。
二、確認是否為資料當事人之本人,或經其委託。
三、有本法第十條但書、第十一條第二項但書或第三項但書得拒絕當事人
行使權利之事由,一併附理由通知當事人。
四、告知是否酌收必要成本費用及其收費基準,並遵守本法第十三條處理
期限規定。
第 12 條
學校、機構對所保有之個人資料檔案,應設置必要之安全設備及採取必要
之防護措施。
前項安全設備或防護措施應包括下列事項:
一、紙本資料檔案之安全保護設施及管理程序。
二、電子資料檔案存放之電腦或自動化機器相關設備,配置安全防護系統
或加密機制。
三、訂定紙本資料之銷毀程序;電腦、自動化機器或其他儲存媒介物需報
廢汰換或轉作其他用途時,應採取適當防範措施,避免洩漏個人資料
。
第 13 條
學校、機構為確實保護個人資料之安全,應對其所屬人員採取下列措施:
一、依據業務作業需要,建立管理機制,設定所屬人員不同之權限,以控
管其接觸個人資料之情形,並定期確認權限內容之適當性及必要性。
二、檢視各相關業務之性質,規範個人資料蒐集、處理及利用等流程之負
責人員。
三、要求所屬人員妥善保管個人資料之儲存媒介物,並約定保管及保密義
務。
四、所屬人員離職時取消其識別碼,並應要求將執行業務所持有之個人資
料(包括紙本及儲存媒介物)辦理交接,不得攜離使用,並應簽訂保
密切結書。
第 14 條
學校、機構業務終止後,其保有之個人資料之處理方式及留存紀錄如下:
一、銷毀:銷毀之方法、時間、地點及證明銷毀之方式。
二、移轉:移轉之原因、對象、方法、時間、地點及受移轉對象得保有該
項個人資料之合法依據。
三、刪除、停止處理或利用個人資料:刪除、停止處理或利用之方法、時
間或地點。
第 15 條
學校、機構對於個人資料蒐集、處理及利用應符合本法第十九條及第二十
條規定,並應定期或不定期對其所屬人員施以教育訓練或認知宣導,使其
明瞭個人資料保護相關法令規定、責任範圍、作業程序及應遵守之相關措
施。
第 16 條
學校、機構應訂定個人資料檔案安全稽核機制,定期或不定期檢查安全維
護計畫所定相關事項是否落實執行。
第 17 條
學校、機構執行安全維護計畫各項程序及措施,應保存下列紀錄:
一、個人資料之交付及傳輸。
二、個人資料之維護、修正、刪除、銷毀及轉移。
三、提供當事人行使之權利。
四、存取個人資料系統之紀錄。
五、備份及還原之測試。
六、所屬人員權限之異動。
七、所屬人員違反權限之行為。
八、因應事故發生所採取之措施。
九、定期檢查處理個人資料之資訊系統。
十、教育訓練。
十一、安全維護計畫稽核及改善措施之執行。
十二、業務終止後處理紀錄。
第 18 條
本辦法自發布日施行。