教育部主管法規共用系統-法規內容-教育部文書流程管理及獎懲作業要點

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法規內容

法規名稱：	教育部文書流程管理及獎懲作業要點
公發布日：	民國 94 年 10 月 13 日
修正日期：	民國 112 年 12 月 01 日
發文字號：	臺教綜(三)字第1070027771號函
法規體系：	綜合規劃/研發管考新聞國會

一、教育部（以下簡稱本部）為提高公文處理時效，以增進本部行政效能
，參照「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」訂定本作業要點。
二、權責劃分：
(一)部長（次長或主任秘書）：
1、審核展期超過三十日案件、專案管制案件及特殊性案件。
2、對逾處理時限三十日之案件，責成有關單位或人員限期結案。
3、核定公文時效優劣及文書流程稽核成果之獎懲案件。
(二)各級單位主管：
1、充分掌握公文查催資料，即時督促承辦人作業時效。
2、就本單位逾期案件未辦理展期者，應即督促承辦人妥適處理。
3、督促代理人於時限內辦妥應代理之公文或申請展期，以落實職務代理制
度。
4、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准調整來文處理速
別，或指定授權人員核准調整之。
5、對涉及二個以上單位之作業，宜與相關單位商定原則後再行處理，避免
因往來會稿而延誤時效。
6、督導承辦人就承辦之逾處理時限三十日案件，填寫「文書處理流程個件
抽樣分析表」。
7、配合綜合規劃司共同檢討改進單位文書流程，並適時提公文時效優劣案
件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。
(三)承辦人員：
1、對於承辦之公文應注意時效，主動追蹤進度，必要時應持陳、持會、送
發，並同時通知收發人員依公文性質正確歸類及登錄，以掌握正確流程。
2、就每日公文系統寄送之稽催或逾期通知案件，應立即處理，或視需要申
請展期，或檢核更正公文類別。
3、就涉及他單位之業務，主動聯繫會辦單位溝通協（會）商，並預留合理
會辦時間。
4、於請假或公差時，應請職務代理人代為處理公文。
5、就承辦逾處理時限三十日案件，填報「文書處理流程個件抽樣分析表」。
(四)各單位收發人員：
1、應登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間，並採用公文系統或送
文簽收清單登錄。
2、逐日檢查公文處理紀錄，並每週定期列印一次至二次未結案件清單，送
承辦人員辦理承(會)辦公文之清查、展期或催辦，對即將逾期案件尚未
依規定辦理展期手續者，應提示承辦人員辦理展期協助查催，以及每週
列印逾期案件資料，提供單位主管督導同仁儘速處辦。
3、單位收發人員應以指派編制內職員擔任為原則，並對收發業務負完全責
任；其因特殊情形須指派非編制內職員擔任者，應指定編制內人員督導
並負責。
(五)秘書處（文書及檔案管理單位）：
1、正確登錄公文從收文至發文、歸檔之處理過程。
2、總收文專責人員，每日收到之公文，應以當日編號登錄送承辦單位為原
則；惟於下班前二小時內收文者，得於次日登錄送辦。但屬急要公文應
隨到隨辦。
3、文件之遞送除急要文件應隨到隨送外，其餘文件以每日上下午分批遞送
為原則。
4、配合綜合規劃司推動文書流程管理電腦化作業。
(六)資訊及科技教育司：
不定期主動召集綜合規劃司及秘書處會商，共同建置文書流程管理電腦化
作業環境。
(七)綜合規劃司（專責管制單位）：
1、訂定文書流程管理作業、獎懲及公文檢核相關規定。
2、訂定專案管制案件及特殊案件申請、審核之流程及相關表格。
3、本部各單位公文時效之管制及稽催相關事項。
4、每月定期提報各單位公文處理時效及函送各單位參考，並定期檢討分析
，提本部副主管業務會報或部務會報報告，必要時供本部考績委員會作
為升遷考核及年終考績（核）之參考依據。
5、必要時，得召開公文時效管制會議或座談，邀集各單位副主管或收發人
員參加，共同檢討改進文書處理流程。
6、對逾處理時限三十日未結案件，進行個案（件）分析處理。
7、依本部文書流程管理稽核計畫定期及不定期辦理公文檢核及追蹤改進，
並辦理獎懲作業。
8、不定期主動召集資訊及科技教育司及秘書處會商，共同建置文書流程管
理電腦化作業環境。
9、依「文書流程管理作業規範」規定於每月十日前將上一個月之公文時效
統計資料，以網路填報方式傳送至國家發展委員會檔案管理局之「公文
時效統計網路填報系統」。

三、公文處理時限:
(一)密要電報、院長及本部部、次長交辦或急要公文，應隨到隨辨，不得留置。
(二)一般公文：
1、最速件：一個工作日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）。
2、速件：三個工作日。
3、普通件：六個工作日。
4、限期公文：
(1)來文或依其他規定定有期限之公文，應依其規定期限辦理。
(2)收文時已逾文中所定期限者，該文仍應儘速辦理並得以普通件之處理時
限辦理。
(3)變更來文所定期限者，應聯繫來文機關確認，於來函文面註記並簽奉單
位主管（或授權人員）核定，或正式函復公文申請展期，始得移送單位
收發人員變更處理時限。
5、專案管制案件：
(1)一般公文涉及政策、法令，或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可
辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。
(2)申請時應敍明原因及預定作業時程，會辦綜合規劃司後陳請一層核准，
同類案件數量眾多者，得以通案方式一次簽請核准。
(三)立法委員質詢案件，以不逾三日為限。
(四)人民申請案件，依行政程序法及本部公告之各類人民申請案件處理時限表
之處理期限辦理；未核准案件，能詳細說明理由答復陳情人；案件不合法
定程式或手續時，主辦單位應詳細說明一次通知補正，不宜直接退文。
(五)人民陳情案件，依本部公告之各類人民陳情案件處理時限表之處理期限辦
理，各種處理期限不得超過三十日。
(六)訴願（包括教師申訴）案件依訴願法及其他相關法令規定之時限辦理。
(七)監察案件:
1、糾正案:應於二個月內答復監察院，但於公文註明期限者，依其期限辦理。
2、委託調查案件、調查意見函請改善案件:於公文中註明辦理期限者，應依
限答復。
(八)其他事項：
1、除限期公文、特殊性案件、專案管制案件、人民申請案件、訴願（包括教
師申訴）案件、監察案件或其他依法令另有規定者外，均不含假日。
2、限期公文、專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情
案件、訴願（包括教師申訴）案件及監察案件，須以「案」為單元管制及
統計，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號，處理中有發文需要者，
按一般公文創他號處理，並於全案辦結時一併歸檔。
3、公文改分：依「教育部公文改分(含移文)處理原則」辦理；改分公文管制
時效之起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。

四、公文展期:
(一)案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人員應於處理時限
屆滿以前，依分層負責報請權責主管核准展期。
(二)人民申請案件: 未能於公告之處理時限內辦結者，應於該處理期限內依分
層負責核准延長，惟延長應以一次為限，其申請日數不得超過原公告處理
時限，並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。
(三)人民陳情案件: 未能於公告之處理時限內辦結之案件，應依分層負責核准
延長，並將延長之理由以書面（或電子郵件）告知陳情人。
(四)監察案件: 案情複雜且一時無法辦結函復之案件，應於限期內將辦理情形
及未能結案之原因，於監察案件管理資訊系統先行回復監察院，並請監察
院同意展期。

五、會辦公文：
(一)每一過程之相關人員應主動積極確實掌握時效。
(二)同時會辦二個以上單位之公文，各會辦單位應確實掌握時效積極辦理。
(三)經承辦單位之主管核章同意送會之案件，除經協調承辦單位司（處）長同
意者外，會辦單位任何人均不得擅自退件或拒不會辦；會辦單位如有意見
者，應依體制簽擬會辦意見，提供承辦單位參考或陳請長官核參。
(四)他單位（機關）送會辦之文件，受會單位應依限辦理，並依收發文程序辦
理。

六、獎懲規定：
(一)依「本部文書流程管理稽核計畫」之獎懲規定辦理。
(二)本部各單位得主動推薦對公文時效之績優人員，經單位主管核章，送請綜
合規劃司審查後，按下列標準提送本部考績會審議：
1、登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實，且於文書流程管理制度之落
實推動有貢獻者，嘉獎一次。
2、辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者，嘉獎二次。
3、提出文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者，記功一
次。
(三)本部各單位處理公文逾限者，經查核確認逾限而無正當理由者，依「公文
逾限議處基準表」（如附表）議處。
(四)有下列情形之一者，視情節輕重比照「公文逾限議處基準表」加重議處：
1、擅改來文內容、損毀、棄置、遺失公文或檔案。
2、逕收來文或交辦案未送收發人員登錄、積壓公文、逾期案件經辦理展期
後仍有積壓事實者或公文應續辦未續辦，致利害關係人權益受損。
3、檔案未送秘書處檔案科歸檔，違反檔案法等相關規定。

第六點附表

公文逾限議處基準表

逾期情形		議處額度
承辦公文	會辦公文	議處額度
逾限十八天以上未達三十天	逾限六天以上未達十二天	單位主管予以口頭申誡改進，並列為年終考績參考
逾限三十天以上未達四十二天	逾限十二天以上未達十八天者	申誡一次
逾限四十二天以上未達五十天	逾限十八天以上未達二十七天	申誡二次
逾限五十天以上	逾限二十七天以上	記過一次