一、教育部（以下簡稱本部）為規範員工調閱檔案作業，提昇檔案管理效
    能之目的，特訂定本須知。


二、借調檔案人員限本部編制內職員、約聘僱人員、商借人員、臨時人員
    （以下簡稱調案人）。


三、借調檔案以與承辦業務有關者為限。


四、檔案調閱分影像及紙本二種，機密檔案只提供紙本調閱，不提供影像
    調閱。


五、影像調閱權限管理依「公文暨影像查詢調閱權限管理原則」辦理，原
    則如下：
（一）承辦人可調閱自己承辦公文，及移交人員公文。
（二）科長級可調閱本科公文。
（三）單位主管、副主管可調閱該單位全部公文，專門委員之調閱權限由
      單位主管核定。
（四）主任秘書以上主管可調閱本部全部公文。
（五）各單位調閱權限分承辦人權限、科長級權限、單位主管級權限、主
      任秘書以上主管級權限。單位內調閱權限得經單位主管同意後提高
      一級或二級之調閱權限。
（六）跨單位調閱權限應簽請主任秘書以上主管同意後提高權限。


六、借調檔案應由調案人填寫檔案調案單，並以一案一單為原則。


七、調案單由調案人填寫收發文年度、文號、案由、收發文日期、存檔日
    期、主併文號、調卷日期、分類號、調案人工作單位及來（受）文機
    關等資料，經調案人直屬之科長級以上主管核章，送檔案管理單位調
    取，如調閱同單位之他科（組）檔案者，須經該主管科長（組主任）
    核章，調閱他單位檔案者，須經該單位科長級以上主管會章。


八、紙本檔案現場調閱，依下列方式辦理：
（一）調閱檔案應於上班時間內為之，調案人或其指派人應佩帶識別證。
（二）檔案調閱均須集中於檔管單位指定之檔案調閱處所行之。
（三）檔案庫房非經檔管人員同意，不得任意進出。


九、調案人借調之紙本檔案如存放在部外之卷庫者，調案人得要求傳真調
    閱其方式如下：調案人得於完成調案單填寫、會章後，交檔案管理人
    員傳真至部外卷庫，由部外卷庫檔管人員調出檔案，影印回傳。


十、借調之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、拆散、汙損、添註、塗改
    、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。


十一、檔案管理單位對歸還之檔案，發現有本須知第十點所列破壞或變更
      檔案內容等情事者，除調案單不予退還外，一般檔案依情節輕重簽
      報主任秘書以上主管議處；機密檔案由檔管單位協調調案單位、政
      風處查明責任，簽報主任秘書以上主管同意後提交考績委員會議處
      。


十二、檔案借調期限以十四日為限，屆期如需繼續使用，應填具展期單洽
      請展期，一般檔案經科長（組主任）核准, 機密檔案經單位主管核
      准後，始可延展借調期限；借出檔案如有急用，檔案管理單位得隨
      時催還。


十三、機密檔案調閱，調案人應依規定填寫調案單，並經業務單位主管核
      准後送檔案管理單位辦理。但屬國家機密者（包含絕對機密、極機
      密、機密），除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上
      級機關有核定權責人員書面授權或核准。機密檔案借出時，應加外
      封套密封後，加蓋密封章，由調案人或調案單位指定人員至檔案管
      理單位簽收。但屬極機密以上之檔案者，應由調案人親自至檔案管
      理單位簽收。


十四、機密檔案歸還時，應由調案人在機密檔案外封套上加蓋密封章或職
      名章密封，並加註歸還日期；檔案管理人員應於機密檔案歸還時，
      當場拆除外封套，檢視內封套是否依規定密封，如未密封，應即通
      知調案人改善，並於調案紀錄註記之


十五、檔案管理單位對調出之檔案逾借調期限未歸還者，每半個月應填具
      借檔催還單向調案人催還，除經同意展期外，不按規定續借或經催
      還三次以上無正當理由仍不歸還者，由檔案管理單位簽報主任秘書
      以上主管同意後提交考績委員會議處。


十六、調案人離職或退休時，應將所借調檔案全部清查歸還，並應由其科
      長（組主任）或單位主管督導其清查歸還，如屬依法調用或機關借
      調尚未歸還者，應請檔案管理單位列印清冊列入職務移交事項，經
      移、接交人確認無誤蓋章後，一份送檔案管理單位登錄。


十七、有權調用本部檔案之機關（檢、調、法院等機關）調用檔案時，應
      備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由本部調案單位填寫調
      案單或調案清冊向檔案管理單位調取函復，並副知檔案管理單位。
      但其他法規另有規定者，不在此限。