一、依據:教育部國民及學前教育署(以下簡稱本署)為落實推動整合性
風險管,有效降低風險發生之可能性,合理確保達成施政目標,特依
「行政院及所屬各機關風險管理及危機處理作業原則」及「教育部風
險管理推動作業原則」規定,訂定本原則。
二、目的
(一)實現施政目標。
(二)提升施政效能。
(三)提供可靠資訊。
(四)遵循法令規定。
(五)保障資產安全。
前項第四款遵循法令規定之次目標為行政透明。
三、推動範圍:本署各組室(以下簡稱各單位)主管業務及重要政策。
四、作業原則
(一)自我管理:按業務職掌目標,就主管業務主動進行風險管理及內部
控制,並定期檢討修正風險項目、處理對策及內部控制制度。
(二)重點業務管考:列於高風險(含)以上之主要風險項目或指定之重
要業務,應統籌管制其風險管理與內部控制制度運作情形,並定期
評估檢討處理對策及內部控制制度。
(三)檢討稽核:為稽查風險管理與內部控制制度之落實程度,應定期辦
理自行評估及內部稽核,追蹤缺失事項改善情形。
五、權責分工
(一)設「教育部國民及學前教育署風險管理及內部控制推動組」(以下
簡稱推動組),組織及職責如下:
1、組織:置召集人一人,由署長擔任或指派副署長擔任;置副召集
人一人,由主任秘書擔任;置執行秘書一人,由秘書室主任兼任
;本署各單位主管或副主管(含視察室推派簡任視察一人)為推
動組委員,任一性別比例不得低於三分之一。
2、職責:推動及審定風險管理、內部控制制度及相關年度計畫等,
並監督風險管理及內部控制制度執行情形;推動組會議以每年召
開一次為原則,亦得視議題需要併於本署署務會報辦理。
(二)推動組下設「內部稽核小組(以下簡稱內稽小組)」,組織及職責
如下:
1、組織:由高級中等教育組、國中小教育組、學前教育組、原民特
教組、學務校安組五組各推派專門委員以上人員一人、含視察室
簡任視察一人及外部學者專家三人至五人組成,小組召集人由主
任秘書擔任,任一性別比例不得低於三分之一。內稽小組委員為
無給職,外聘內稽小組委員聘期二年。內稽小組委員與受稽單位
業務以無直接相關為原則。稽核時得視稽核需要,調度幕僚單位
(秘書室、人事室、主計室及政風室)協助稽核。
2、職責:協助檢視監察院糾正案件及審計部中央政府總決算審核報
告重要審核意見案辦理情形、執行內部稽核工作,就稽核缺失事
項提具改善意見,並撰寫稽核紀錄,以及就年度風險管理及內部
控制作業執行成效良好單位,提供敘獎建議等;內稽小組會議得
視需要召開。
(三)本署風險管理及內部控制幕僚單位(以下簡稱秘書室):負責研擬
及執行風險管理、內部控制制度之機制及年度計畫等事宜。並辦理
推動組、內稽小組相關幕僚作業,並陳報署長或推動組召集人有關
本署風險管理、內部控制制度之執行情形及相關表件,經署長或召
集人核定後,送各單位遵循執行。
(四)各單位:
1、各級人員應依風險管理、內部控制制度相關作業原則及計畫,注
意風險議題,落實內部控制制度,並逐級監視執行情形。
2、應指派專門委員或適當層級人員擔任聯絡窗口,負責協調聯繫及
相關彙整作業事宜。
3、風險及內部控制制度項目應定期於各組(室)會報中報告,並定
期將辦理情形至「教育部風險管理及內部控制資訊系統」滾動修
正。
六、作業程序:本署風險管理及內部控制作業流程如「教育部國民及學前
教育署風險管理及內部控制作業流程圖」(如附圖),說明如下:
(一)確認目標及決定風險容忍度:
1、依本署使命、願景、施政目標、關鍵策略目標及中長程個案計畫
等,確認整體層級目標,透過各單位業務職掌,設定作業層級目
標,並應每年定期或不定期檢視既有整體層級目標與作業層級目
標之一致性;遇有組織架構調整或業務增減變動時,應適時檢視
修正整體與作業層級目標。
2、決定適切之風險容忍度,即本署所願意承受整體與作業層級目標
無法達成之變動程度。
(二)風險辨識:
1、運用「教育部國民及學前教育署風險登錄表」(如附表一),辯
識前點目標、施政計畫、重要政策及例行性業務風險,俾管理各
計畫及業務執行過程。
2、檢討辨識國會事項、新聞輿情及署(教育部)長民意信箱事項列
入風險議題之必要性,以避免或降低其可能對本署(教育部)之
負面影響。
(三)風險分析:依「教育部國民及學前教育署風險發生機率及影響程度
評量標準」(如附件一),分析風險發生機率及影響程度。
(四)風險評量:依「教育部國民及學前教育署風險判斷基準」(如附件
二),評量風險等級。
(五)風險處理:運用「風險評估及處理彙總表」評定現有風險等級及風
險值(如附表二,即風險評估及處理彙總表之中間部分)。依風險可
容忍度決定是否採取處理對策,經新增風險對策後,現有風險值將
可降低,即為其殘餘風險,再據以重新評定其風險等級及風險值,
(如附表二,即風險評估及處理彙總表之後半部分) 並與風險判斷
基準比較,建立機關殘餘風險圖像(如圖一)。
(六)內部控制制度項目辯識:主要風險項目屬高度危險風險值六(含)
以上之風險,或經評估對各單位多項業務有廣泛影響之事項、可能
影響目標達成之重要性業務、外界曾指正或各單位自行發現之內部
控制缺失事項,得依「教育部國民及學前教育署內部控制分工」(
如附件三)納入本署內部控制制度設計。
(七)控制作業設計:依「教育部國民及學前教育署內部控制制度控制作
業製作格式」(如附件四)設計控制作業,並設置關鍵控制重點,
如核准、驗證、調節、覆核、定期盤點、紀錄核對、職能分工、實
體控制及計畫、預算或前期績效之分析比較等程序。
(八)控制重點管控:依核定之各該控制作業控制重點及時程,確實管控
及評估完成情形。
(九)滾動檢討修正:滾動檢討殘餘風險等級,填報「風險評估及處理彙
總表」(如附表二)及依內部控制制度控制重點填報執行情形,遇
有缺失,應評估新增對策因應之,或修正內部控制制度控制重點,
以持續改善。
(十)監督及改善:
1、自主管理:各單位主動就風險管理、內部控制制度執行情形定期
監視、適時檢討,並管理改善情形。
2、重點業務管考:秘書室定期彙整「風險評估及處理彙總表」(如
附表二)及內部控制制度控制重點執行情形,簽報推動組召集人
或署長核定,並得適時安排主政單位於本署相關主管會議報告,
因應業務需求或缺失,調整殘餘風險等級及因應對策,並追蹤執
行情形;其他由本署一層主管指示,或秘書室依風險管理、新聞
輿情、署(教育部)長民意信箱、內部控制缺失及重要業務事項
等相關分析資料,指定納入本署主要風險項目或內部控制制度控
制作業項目,併納入管考。
3、檢查稽核:
(1)內部控制制度自行評估:
①每年至少辦理一次,以檢查及覆核內部控制制度設計及執行
成效,並就評估結果,採行改善措施。
②依行政院「政府內部控制監督作業要點」,擬定年度評估計
畫,經推動組召集人或署長核定後執行;遇有配合上級機關
督導、內部控制制度調整或首長異動等情形,亦得辦理專案
評估。
(2)內部稽核:
①每年至少辦理一次,並就稽核發現之缺失事項追蹤改善情形。
②依行政院「政府內部控制監督作業要點」,擬定年度稽核計
畫,經內稽小組召集人或署長核定後,由內稽小組辦理;針
對指定案件、異常事件或外界關注等可能存有高風險事項,
得進行專案稽核。
③稽核工作完成,應製作稽核報告,經內稽小組召集人或署長
核定,送各受查單位就缺失事項改善,並得指定其限期改善
或至推動組報告。
④執行內部稽核工作期間,如發現重大違失或本署有受重大損
害之虞時,應立即陳報署長。
⑤稽核發現之缺失事項追蹤改善情形,得移交秘書室於每半年
作成內部控制缺失事項追蹤改善表及內部控制具體興革建議
追蹤情形表,提內稽小組審議;並將審議意見簽報內稽小組
召集人或署長核定後,送受查單位持續辦理。
4、解除列管:
(1)經各單位評估,業已完成改善,得以解除列管者,或已列入行
政院施政計畫按月列管者,得簽報核定或提報推動組審議後解
除列管。
(2)經解除列管之風險管理及內部控制作業項目,應列入系統歷史
資料區,以為日後經驗之傳承。
七、資訊系統:運用教育部建置之「教育部風險管理及內部控制資訊系統」
,輔助風險管理及內部控制作業。
八、教育訓練
(一)本署人事室應將風險管理及內部控制概念與推動方式納入教育訓練
,全體同仁每年應至少進修三小時。
(二)本署人事室應持續對本署及所屬學校辦理宣導研習。
九、獎勵
(一)配合執行風險管理或內部控制業務,依限並確實達成者,相關人員
得記嘉獎一次,並得不占單位內額度。
(二)規劃管理風險管理及內部控制相關計畫,且溝通協調、管制得宜者
,相關人員得記嘉獎二次,並得不占單位內額度。
(三)風險管理及內部控制作業年度管理得宜,經提報內稽小組同意者,
最多得記功一次,並得不占單位內額度。
十、其他:本署各主管單位負責督導管理所屬學校建立風險管理及內部控
制制度,針對所發現風險管理及內部控制缺失,得指定所屬限期改善
或至其風險管理及內部控制制度等相關業務推動小組報告,並得納入
業務年度訪視、評鑑或查核等一併辦理。