一、教育部(以下簡稱本部)為辦理原住民學生身分審查，需運用內政部戶役政資料（以下簡稱戶役政資料），為落實資訊安全，防止戶役政資料不當使用或外洩，保障個人隱私權益，特依各機關申請提供戶籍資料及親等關聯資料辦法規定，訂定本管理規定。

二、本部高等教育教司、技術及職業教育司、國民及學前教育署（以下簡稱本部使用單位）專責人員，及大學考試入學分發委員會、大學甄選入學委員會及技專校院各聯合招生委員會(以下簡稱各招生委員會)專責人員，辦理大專校院招生作業、學雜費減免作業、補助原住民學生助學金及住宿伙食費作業所需之原住民學生身分資格審查，包括身分證統一編號及平地或山地原住民註記，得經本部使用單位主管同意後使用戶役政資訊連結作業及運用戶役政資料。

三、戶役政資料之運用，以辦理招生作業、學雜費減免作業、補助原住民學生助學金及住宿伙食費作業之原住民身分資格審查為限，不得作為其他用途。

四、本部依各招生委員會大型招生時程、學雜費減免作業時程及補助原住民學生助學金及住宿伙食費作業時程（如附件一），向內政部申請提供第二點所列原住民學生身分有關之戶役政資料，並由本部使用單位、各招生委員會及資訊及科技教育司（以下簡稱資科司）之專責人員依本管理規定及相關法令規定，妥善運用、管理取得之戶役政資料，並配合進行稽核作業。

五、本部及各招生委員會資訊安全管理之分工如下：

（一）本部資科司：

1.負責中繼連線主機之連線作業系統、設備及網路之安全管理。

2.連線作業申辦事宜及相關主機運作維護管理。

3.使用單位連線申請審查、權限設定與帳號名冊管理。

4.連線作業電腦申請審查、IP位址鎖定及使用紀錄追蹤管理。

5.定期辦理資訊安全教育訓練，以提升個人資料保護觀念。

6.協助政風處調查違反管理規定人員等相關事宜。

（二）本部政風處：

1.綜理戶役政資料使用之稽核作業，並提報改善建議。

2.協助戶役政資料安全維護、保管、稽核及銷毀事宜。

3.會同相關單位辦理資訊機密維護及稽核使用管理事項。

4.辦理違反本管理規定人員之行政調查與懲處事宜。

（三）本部使用單位：

1.置專責人員，負責戶役政資料之管理、查詢、運用、保存及督導各招生委員會妥善使用戶役政資料等相關事宜。

2.連線作業使用者申請審查、群組設定及帳號密碼管理。

3.除自行內部稽核外，應配合內政部及本部政風處安排之稽核作業。

4.協助資科司及政風處辦理違反管理規定人員之調查與懲處事宜。

5.善盡職責，防止戶役政資料不當使用及外洩。

（四）各招生委員會：

1.置專責人員，負責戶役政資料之管理、查詢、運用及保存等事宜，並依本管理規定訂定內部作業程序報本部備查。

2.配合內政部及本部安排之稽核作業。

3.辦理違反管理規定人員之調查及懲處事宜。

4.善盡職責，防止戶役政資料不當使用及外洩。

前項第一款第一目及第二目所定事項採委託廠商方式辦理者，廠商應依委託案契約之保密規定辦理系統維護及測試作業，其處理之戶役政資料不得作為其他用途；廠商及其派遣至機關提供勞務之人員應簽訂保密合約書及保密承諾書（如附件二）。

六、資訊安全管理作業要求：

（一）戶役政資料管理：

1.資料查詢及存放場所，嚴禁非相關人員進入、停留。

2.資料查詢、輸出及傳送均應採取適當之保密措施；不得透過傳真或未加密之網路方式交付戶役政資料。

3.經授權取得之戶役政資料，僅供查詢及確認使用，不得任意複製或提供非業務權責人員閱覽、使用。

4.查詢及傳送資料時，應依本管理規定，登記日期、時間、內容、人員及筆數等(如附件三)，逐筆紀錄應經單位主管核可，簽呈影本及相關資料正本應歸檔留存三年，保留備查。

5.單位主管應每年二次內部稽核，並做成稽核紀錄歸檔留存三年，保留備查。

6.使用完竣且確無保存必要之戶役政個人資料電腦檔案及相關書面表件，應簽報單位主管核定後銷毀。

7.異動時，應將所保管之戶役政個人資料及其相關資料列冊移交。

8.本部使用單位專責人員及單位主管異動時，應主動通知本部資科司；各招生委員會專責人員及單位主管異動時，應函知本部使用單位及資科司。

（二）存取權限管理：

1.連線存取戶役政資料應以帳號登入及密碼認證方式為之；其帳號應經授權程序。

2.經授權得以連線存取戶役政資料之個人（以下簡稱授權人員）應簽訂保密及智慧財產權協議書（如附件四）。

3.經授權取得帳號之專責人員應妥善保護帳號，並設定八位以上之密碼；其應包含英文、數字及特殊符號。密碼至少每三個月更換一次，並不得借予他人使用或張貼於易洩密位置。

4.資科司及使用單位均應指派專責人員維護帳號清單，並至少每半年核對一次。

（三）連線電腦設備管理：

1.經由網路連線供授權人員線上存取戶役政資料之電腦，應設定螢幕保護及密碼；使用者離開時，應退出使用環境，每日下班前並確實關閉電腦。

2.連線電腦設備IP位址，不得任意變更。如IP位址異動，應立即通知本部使用單位及資科司配合調整設定。

七、戶役政資料運用之稽核作業，應依下列規定辦理：

（一）政風處應會同資料司每年二次或不定期稽核本部使用單位及各招生委員會之使用者名冊(含帳號及IP位址)及戶役政資料查詢登記紀錄，並留下稽核紀錄；發現異常查詢情形，應經調查後簽報處理。

（二）各招生委員會應配合本部每年二次及不定期稽核，不得規避、妨礙或拒絕。

（三）內政部實施稽核作業時，本部使用單位、各招生委員會應配合提供資料及相關稽核作業，並依要求完成必要之改善。

八、使用戶役政資料者，應妥善保管及利用所取得之資料；其違反個人資料保護法等相關規定者，應依下列規定追究：

（一）本部使用單位及其專責人員，或各招生委員會及其專責人員不當使用經由內政部提供之戶役政資料，致當事人權益受損，發生爭議、訴訟時，應由本部使用單位及其專責人員，或各招生委員會及其專責人員依個人資料保護法等相關規定負全部責任。

（二）使用單位及其專責人員如涉及行政責任，應由本部議處；其涉及刑事責任者，移送司法機關處理。

九、本部申請使用戶役政資料連結之作業承辦人與單位主管異動時，應通知內政部。