一、 國家教育研究院(以下簡稱本院)為提供民眾申請應用本院檔案
,並配合本院檔案申請應用作業要點,特訂定本須知。
二、 申請應用檔案,應詳閱本須知,並至全國檔案目錄查詢網
(http://near.archives.gov.tw/),查詢檔案名稱及檔號後,
依作業程序詳填申請書(附件一),並簽署切結書(附件二),
親自持送或書面通訊方式送達本院。
三、 申請閱覽、抄錄或複製本院檔案者,應填具「國家教育研究院檔
案閱覽抄錄複製申請書」,以書面載明下列事項:
(一) 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明
文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其
名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月
日、電話、住(居)所。
(二) 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身
分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書(附件
三);如係法定代理者,應敘明其關係。
(三) 申請項目。
(四) 檔案名稱或內容要旨。
(五) 檔號或收發文字號。
(六) 申請目的。
(七) 申請日期。
(八) 本院之檔案應用,以提供複製品為原則,有使用檔案原件之
必要者,載明其事由。
四、 本院受理申請閱覽、抄錄或複製檔案審核表(附件四),最遲自
受理之日起三十日內,以書面通知申請人審核結果(附件四)。
申請應用程序不符或要件不備,經通知申請人補正者,應於七日
內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請。如有補正資
料者,自申請人補正之日起算。
五、 申請人應於收受審核通知表(附件五)之日起三十日內至本院應
用檔案,並預先與檔案管理單位承辦人員聯絡,以資準備;應用
檔案時,應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件,至
指定處所為之。經檔案管理人員收驗審核通知書及身分證明文件
或委任書,並填妥切結書及閱覽室使用登記表(附件六),始得
進入閱覽處所,並於檔案應用簽收單(附件七)確認件數後簽收
。
六、 申請人身分證明文件,於閱覽、抄錄或複製檔案期間,由本院暫
時保管,俟應用完畢繳費後歸還。
七、 申請人進入閱覽處所,除筆記本外,個人物品及背包應置於寄物
櫃,並應注意下列事項:
(一) 禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。
(二) 不得破壞環境整潔。
(三) 經申請人於檔案應用簽收單簽名後,將檔案交付申請人使用
。
(四) 抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
(五) 禁止攜帶私人物品,私人物品請交由服務台保管。
(六) 未經服務人員允許禁止擅自接用電源;未經申請核准,不得
擅自錄影(音)、攝影。
(七) 本院提供之應用器材應妥慎維護,不得破壞,違反者,依法
應負損害賠償責任。
(八) 如有必要離開閱覽處所者,應將檔案交由服務櫃台保管,應
用影像系統者應完成登出作業。
八、 申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,不得有
下列行為:
(一) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二) 拆散已裝訂完成之檔案。
(三) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
九、 申請人有前二點所列情形,本院得停止其應用及記錄之,並依有
關法令規定處理;若其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦
。
十、 申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應當日歸還,如未
能於當日應用完畢者,檔案管理單位承辦人應先於檔案應用簽收
單上註記應用情形後,先辦理還卷並與申請人約定日期,另日再
行調閱應用。
十一、 申請人於檔案應用完畢歸還後,應依本院所定檔案閱覽抄錄複
製收費標準(附件八)向檔案管理單位繳納費用,其另需提供
郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用
新臺幣五十元。
前項之收費,檔案管理人員應開立收據併同檔案複製品及身分
證明文件交與申請人。
十二、 本院開放應用檔案時間為星期一至星期五,上午九時至下午十
七時。不包括例假日及國定假日,有其他特殊原因停止開放時
,另行公告週知。
十三、 如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者
,應於申請時載明,經許可後始得為之。
十四、 本須知經院務會報通過後實施。