一、教育部(以下簡稱本部)為提高公文處理時效以增進本部行政效能，特參考行政院研究發展考核委員會(以下簡稱行政院研考會)所定文書流程管理作業規範」訂定本作業規範。
二、文書流程管理
本部各單位公文處理時限以及各單位承辦人員或各級核稿人員公文處理逾限認定，依行政院文書處理手冊、文書流程管理作業規範及下列規定辦理:
(一)各類公文時限規定:
1、密要電報、院長及本部部、次長交辦急要公文，應隨到隨辦。
2、最速件或特急件隨到隨辦，不得超過一日，案情特殊或情況緊急者並應持陳、持會、送繕、送發;會辦公文時效為一小時。
3、速件以不超過三日為限，並得視需要持陳、持會、送繕、送發;會辦公文時效為四小時。
4、普通件以不超過六日為限;會辦公文時效為一日。
5、限期公文:
(1)來文或依其他規定定有期限之公文，應依其規定期限辦理。
(2)收文時已逾文中所定期限者，該文仍應儘速辦理並得以普通件之處理時限辦理。
(3)變更來文所定期限者，應聯繫來文機關確認，並檢附電話紀錄單或正式函復公文，簽奉單位主管核定後，始得移送單位收發人員變更處理時限。
6、立法委員質詢案件:
(1)代擬代判以不逾七日為限。
(2)非代擬代判以不逾三日為限。
(3)立委質詢案件以不逾三日為限。
7、人民申請案件，按其性質規定之期限為處理時限。
8、人民陳情案件，以不逾三日為限。
9、訴願案件不得超過法定期限。
10、監察案件:
(1)糾正案:依法應於二個月內(但於公文註明期限者，不在此限)答復監察院。
(2)委託調查案件、調查意見函請改善案件:依個案狀況及需求，於公文中註明辦理期限者，應依限答復。
11、總統府、院長、部長電子郵件，以不逾三日為限。
12、定有特定時限或其他依法有時限之案件，依其規定時限辦理。
13、專案列管案件或其他特殊性案件，得視實際需要簽奉核定處理時限。
(二)公文展期申請:
展期必須確屬必要，各級權責主管應確實審核，或提示處理原則，避免展期;案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人員應於處理時限屆滿前申請展期，依下列規定辦理:
1、一般公文:
(1)申請日數三十日以下者，採線上申請。
(2) 專案展期(申請日數三十日以上者)
，以紙本依行政程序簽陳本部部長、次長同意，於奉核後將原簽影本送秘書室辦理，原簽併原案歸檔。
2、限期公文:來文定有期限，而不能按期辦結者，應於預定結案日前先行協調通知來文機關經其同意更改處理期限，並應視需要填具公務電話記錄備查;其不同意者，承辦人員應依規定辦理展期。
3、人民陳情案件:因案情複雜無法依限辦結者，得申請展期，以三十日期限;其未能於三十日內處理完畢者，應專案簽陳本部部長、次長同意再延長三十日，奉核後應將原簽影本送秘書室管考科管制，並將延期之理由以書面告知陳情人。
4、監察案件(系統正式成案之案件) :案情複雜且一時無法辦結函復之案件，應於限期內將辦理情形及未能結案之原因，於系統辦稿陳核後，先行回復監察院申請展期。
(三)公文改分:
1、為避免延誤時效，移文或退分公文，應經單位間之副主管或科長協調並同意後，始得為之。
2、經分文有疑義應移文之公文，應由副主管核閱並簡述理由後，於一個工作日內改分並移送應承辦單位處理。原受分案單位於收文後一個工作日內未移文者，視為接受擔任主政單位。受移文單位於接到移文後一個工作日內，未依行政程序簽呈表示異議者，視為接受擔任主政單位。
3、改分公文管制時效之起算，以總收文原登收文日期為準。
(四)一般公文處理過程時限之分配，依下列規定辦理:
1、院長與部、次長交辦急要公文、最速件、速件公文各處理過程相關人員均應隨到隨辦，不得留置。
2、普通件處理過程中，收分文不得逾一日，呈閱核判不得逾一日，會辦單位會稿不得逾一日，繕打發文不得逾一日。每一過程之相關人員應主動積極確實掌握時效。
3、承辦人員、核稿人員、收發人員、文書人員公差、請假等，應由職務代理人代(會)辦，以免延誤時效。
4、同時會辦二個以上單位之公文，各會辦單位應確實掌握時效積極辦理，以節省時間。
5、送(收)會外機關公文以速件處理。
6、經承辦單位司處長級主管核章同意送會之案件，除經協調承辦單位司處長同意者外，會辦單位任何人均不得擅自退件或拒不會辦;會辦單位如有意見者，應依體制簽擬會辦意見，提供承辦單位參考或陳請長官核參。
(五)各類公文處理時限計算基準如下:
1、除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外，均不含假日。
2、前目各類公文會請相關機關或單位辦理，處理時限，依下列方式辦理:
(1)公文尚未屆辦理期限前，辦理過程中有函請他機關研提資料或會商相關機關意見需要者，均應另以創號方式處理，不得以原文號直接發文銷號結案，並應於來文限辦日期內，訂定答復期限。
(2)如須會辦本部相關業務單位表示意見或提供意見，則以單位編號處理，並敘明會辦時間，勿以原文號直接會辦，而增加會辦單位時效管制之困擾。
(六)各層級人員權責劃分如下:
1、各單位每一成員：
(1)公文從收文(或創簽稿)至發文(或單位發文)、存查(或單位存查)歸檔應全程列入管制。
(2)經辦文件應依行政院研考會文書流程管理作業規範之規定辦理，基於自我主動及全面管理原則，積極掌握公文處理時效於限期內辦結，並應處理流程各階段之查催。
(3)急要文件須會辦者，應親會面洽，如不能依限會退時，應將原因、理由及預定完成時間通知送會單位。
(4)收到公文稽催通知，應立即簽辦公文，或視需要申請展期，或查催(補登、更正)公文流程。
(5)
申請展期或經清稿之公文，應將原稿或簽奉核定之展期單併案存檔。
2、各單位收發人員:
(1)應登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間，並採用送文簽收清單登錄。
(2)逐日檢查公文處理紀錄，並每週定期列印一次至二次清單，送承辦人員辦理承會辦公文之清查、展期或催辦事宜，並陳單位主管核閱後建立專卷，以備查考。
(3)各單位收發應建立機密文書檔案登記簿，並需永久保存，及列入移交。秘書室、總務司、政風處應不定期查核，各單位收發應配合辦理。
(4)創簽、稿公文登入應確實詳實，以利公文查詢。
(5)單位收發人員應以指派編制內職員擔任為原則，並對收發業務負完全責任;其因特殊情形須指派非編制內職員擔任者，應指定編制內人員督導並負責。
3、各級單位主管權責:
(1)充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。
(2)就本單位逾期案件未辦理展期者，應即督促承辦人妥適處理，並予告誡。
(3)落實職務代理人制度，督促代理人於時限內辦妥應代理之公文或申請展期，避免積壓公文。
(4)對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得調整來文處理速別，或指定授權人員核准調整之。
(5)對涉及二個以上單位之作業，宜與相關單位商定原則後再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。
(6)配合秘書室召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改進單位文書流程。
(7)配合秘書室之稽催作業，每半年應就所管業務自行檢核一次。
4、電算中心：
不定期主動召集秘書室及文書、檔管單位會商，共同建置文書流程管理電腦化作業環境。
5、文書、檔管單位:
(1)公文從收文至發文、歸檔之處理過程，均應有正確之資料登錄紀錄。
(2)文書收文專責人員，於下班二小時前收到之急要公文，應立即登錄當日之日期及編號，並分送承辦單位辦理。
(3)配合秘書室推動文書流程電子工作。
6、秘書室:
(1)負責督導本部各單位公文時效之管制、稽催事項。
(2)每月定期提報各單位稽催成果統計表陳閱後，函送各單位主管參考，並不定期提本部業務會報報告，必要時供本部考績委員會作為升遷考核及年終考績(核)之參考依據。
(3)得召開公文時效管制會議或座談，邀集各單位副主管或收發人員參加，共同檢討改進文書處理流程。
(4)依時效標準，就本部公文處理各個過程，訂定其可使用時間，作為提醒各層級人員處理公文之參考準據。
(5)每半年辦理本部各單位檢核作業一次。
(6)每年辦理所屬機關檢核作業一次，不定期主動召集電算中心及總務司會商，共同建置文書流程管理電腦化作業環境。
7、總務司:
配合秘書室協助推動文書流程簡化工作。
三、公文時效獎懲
(一)本部各類公文時效績優人員，依下列規定敘獎:
本部於每年十二月三十一日前，依下列規定辦理公文時效績優人員獎勵，獲獎人員核予嘉獎一次(推薦表如附表一)
:
1
、單位績優人員:
(1)由各單位審酌下列情事主動推薦:
a、當年度公文平均辦理日數低於本部當年度平均發文日數加存查文平均辦理日數者;或會計處、法規會同仁會辦當年度公文平均辦理日數低於本部當年度會辦公文平均辦理日數者。
b、代理同仁婚、喪、產、休假或職務出缺期間所遺業務十四日以上，績效良好者。
c、辦理人民陳情案件、立委質詢案件或監察院委託調查案，經民眾或相關單位反應服務態度良好或公文處理績效優良者。
d、提出文書處理流程之革新或改進建議，經採行確具績效者。
(2)各單位得推薦人數(單位總人數以實際處理業務之編制內人員員、約聘僱人員、借調人員及派遣人員加總計算)如下:
a、單位總人數六人至十人者，可推薦一人;超過十人者，每滿八人加推一人。
b、單位總人數五人以下者，由秘書室合併議獎。
c、單位年度公文總件數一千件以上，且超過本部各單位年度平均公文件數，其平均辦理日數又低於當年度本部各單位平均辦理日數者，每單位得加推一人至二人。
(3)連續二年核給獎勵，第三年仍推薦，須前二年承辦公文，發文件數平均增加三十件以上，且其平均辦理日數低於當年度本部各單位公文平均辦理日數者。
(4)辦理過程繁複、耗時或案情特殊之重要公文，如因正當理由無法於限期內辦結，且按規定申請展期者，得由單位推薦辦理獎勵。
2、收發績優人員
(1)由秘書室比照前目規定推薦獎勵。
(2)以各收發人員之業務執行情形、公文收發鍵入電腦之正確詳實與否、機密文書檔案登記簿詳實與否、創稿公文登錄詳實與否及平時服務態度等事項為審查依據。
(3)承辦人員對於公文辦畢未銷號歸檔，或已結案件未於五日內整卷歸檔，致影響管理作業者，該單位收發人員，當年度不得列收發績優人員。
3、文書管理績優人員
(1)由文書單位從總收發、繕打、校對、監印、發文、油印、管卷等人員中，比照第一目及其單位內部規定推薦獎勵。
(2)以每月是否逾規定時限及錯誤低於一定比率為審查依據，推薦人數以二人為限。
4、電算中心系統管理績優人員
(1)電算中心負責維護及更新本部各種公文時效管理系統績優人員(包括公文管理系統、公文製作系統、重要業務管理系統、部長民意信箱管理系統、公文稽催管制系統)及配合公文時效管理系統負責硬體維護之相關同仁。
(2)比照第一目及其單位內部規定辦理獎勵，並以其全年度之績效表現及服務態度為審查依據，由秘書室統籌辦理推薦。
(二)有下列情事之一者，不得列為公文時效績優被推薦人:
1、被推薦人於服務單位未滿半年(低於一百八十三天)。
2、被推薦人承(會)辦公文平均天數，未具正當理由高於本部各單位當年度承(會)辦公文平均辦理天數。
3、每月份承(會)辦公文逾限統計表(即每月份承辦公文逾限超過十件、會辦公文逾期超過十五件)列名三次有案可稽者;其列名三次以下，承(會)辦逾期公文件數曾超過二十件以上，且公文平均辦理天數，未具正當理由高於當年度平均辦理天數者，亦同。
(三)具下列情事之一者，除不應列入公文時效績優之被推薦人外，由單位正(副)主管糾正改進，未配合改進者，簽報議處：
1、無故積壓公文情形嚴重；逾期案件經辦理展期後，公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責任。
2、損毀、棄置、遺失公文或檔案。
3、對分文推諉拒收，或有異議而未依規定移文或提陳，經舉報者，除本人不得獲舉薦為該單位當年度公文時效績優人員外，該單位當年度其他公文時效績優人員之舉薦，秘書室得不受理。
4、對於分文有異議，雖依規定改分，仍致延宕公文處理時效者;其延誤二日以上未敘明理由逕移送他單位主政，除本人不得獲舉薦為該單位當年度公文時效績優人員外，該單位當年度提報名額扣減一名。
5、限期公文，如監察案件等，未依行政院及本部規定流程處理。
6、應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文，經糾正再犯。
7、來函已指名受文者為司處或承辦人員，未依規定掛號辦理，經查屬實者。
8、違反本作業規範及其他規定，情節重大。
(四)公文逾限議處標準:
1、公文處理時效逾限情形嚴重，經調卷分析查核，確屬無正當理由者，依下列規定議處:
(1)逾限十三天以上未達十八天者，由單位主管予以糾正改進，並列為年終考績參考。
(2)逾限十八天以上未達三十天者，申誡一次。
(3)逾限三十天以上未達四十二天者，申誡二次。
(4)逾限四十二天以上者，記過一次。
2、會辦公文逾限情形嚴重，經調卷分析，查核確屬無正當理由者，依下列規定議處:
(1)逾限六天以上未達十二天者，由單位主管予以告誡改進，並列為年終考績參考。
(2)逾限十二天以上未達十八天者，申誡一次。
(3)逾限十八天以上未達二十七天者，申誡二次。
(4)逾限二十七天以上者，記過一次。
3、其他限期公文(如監察案件等)或特殊案件，有延壓情事者，依相關規定及情節輕重比照前二目議處標準辦理。
4、一人同時積壓、延誤數件且情節重大者，加重其懲處。
5、因案情複雜或須法令釋義等原因先存後辦之公文，其未續辦致造成利害關係人(機關)權益受損者，加重其懲處。
6、逕收來文或交辦案應登記而未送經文書人員登記，造成利害關係人(機關)權益受損，或檔案未送總務司檔案料歸檔，違反檔案法等相關規定，加重其懲處。
7、人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補正者，依相關規定及情節輕重比照前二目議處標準辦理。